ВУЗ:
Составители:
61
просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор,
корреспондент, исполнитель, дата и т. д.).
Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каж-
дое предприятие может составить для себя список (перечень) не-
регистрируемых документов. Обычно в него включают: поздравительные
письма; приглашения; рекламные письма; прайс-листы; каталоги; печатные
издания (журналы,
брошюры); извещения; сообщения о встречах, переговорах;
письма с пометкой «лично»; программы конференций, совещаний и т. п.
Порядок регистрации документов, имеющих гриф «Конфиденциально»,
определяется специальной инструкцией.
Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап кон-
троля за их исполнением. Возможность проверки исполнения документов
должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на
предприятии.
Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть неразрывно
связаны и осуществляться с помощью тех же журналов.
Основная цель контроля — обеспечение исполнения тех документов, ко-
торые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль. Тех-
нологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь-
референт или работник службы делопроизводства.
После указания руководителя
о постановке документа на контроль секре-
тарь-референт проставляет красным фломастером букву «К» на левом поле до-
кумента напротив реквизита «Заголовок». Затем в регистрационном журнале
делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе.
Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе. Если в регист-
рационном журнале нет графы о сроках
исполнения, ее вводят для проведения
контроля.
Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10
дней.
Секретарь-референт помечает для себя промежуточные сроки проверки
исполнения документа, проставляет их в журнале или записывает вместе с но-
мером документа и исполнителем в своем рабочем блокноте.
В ряде фирм для ведения контрольных операций
используется пер-
сональный компьютер, который в заданном режиме устанавливает промежу-
точные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в
назначенный день для проведения по ним контрольных операций. Ряд
программ предоставляют пользователю возможность вести рабочий календарь
- ежедневник с помощью ПК, который можно использовать для проведения
контроля исполнения документов. В соответствующий
день календаря
заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон,
содержание поручения (если необходимо). ПК не только будет давать
предварительные напоминания секретарю, но и сможет в случае
необходимости передавать их на компьютер исполнителя.
Секретарь-референт проводит в установленные дни предварительную
проверку и получает информацию от исполнителей о ходе
и результатах испол-
нения документов. По результатам проверки проводится анализ исполнения
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 59
- 60
- 61
- 62
- 63
- …
- следующая ›
- последняя »
