Основы архивоведения. Малышева С.Ю. - 39 стр.

        Самый главный элемент описи - это собственно опись, то есть перечень
единиц хранения описываемого фонда. В России принята листовая форма описи с
графлением. Собственно опись содержит обычно шесть или семь граф, состав-
ляющих описательны статьи описи:
1-я графа указывает порядковый номер единицы хранения по описи (этот номер
указывают в архивном шифре и в архивной ссылке на документ);
2-я графа указывает индекс единицы хранения по номенклатуре - это делопроиз-
водственный или инвентарный номер, под которым дело находилось в ведомст-
венном или другом архиве, этот номер в архивном шифре не указывается и не ис-
пользуется в ссылках;
3-я графа содержит заголовок единицы хранения и сопровождающие его иногда
сведения о внешних особенностях документов, их подлинности или копийности,
способе их воспроизведения, иногда здесь же дается аннотация наиболее ценных
документов в единице хранения. Это основная графа: именно по заголовку иссле-
дователь отбирает единицы хранения для просмотра и изучения;
4-я (или 4-я и 5-я) графа содержит сведения о дате начала и окончания дела (ино-
гда сведения о дате начала и дате окончания дела даются отдельно, тогда граф
две);
5-я (или 6-я) графа дает сведения о количестве листов в единице хранения;
6-я (или 7-я) графа отводится для примечаний. Здесь могут быть сделаны отметки
об особенностях физического состояния единицы хранения, о передаче ее в дру-
гой фонд, сведения о микрофильмировании единицы хранения, отметки об унич-
тожении дела, о сдаче в макулатуру, о выдаче этой единицы хранения только по
специальному разрешению, и другие. На эту графу следует обращать особое вни-
мание при заказе единицы хранения.




                                                                             39