Основы архивоведения. Малышева С.Ю. - 38 стр.

  фонд), - название описи (если оно есть), - крайние даты материалов, внесенных
  в опись, - количество листов в описи;
2. список сокращенных слов;
3. оглавление;
4. предисловие (с историей фондообразователя);
5. собственно опись, то есть перечень единиц хранения;
6. итоговая запись завершает оформление собственно описи и дает сведения о ко-
  личестве дел в описи и номерах дел, внесенных в опись, о наличии дел с литер-
  ной нумерацией и о пропущенных номерах дел. Она содержит также дату,
  должность и фамилию составителя описи. ;
7. вспомогательные указатели - это перечни предметов (ключевых слов), которые
  встречаются в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными.
  Они составляются, чтобы легче и быстрее ориентироваться в содержании све-
  дений о лицах, географических пунктах, предметах. Указатели чаще всего бы-
  вают именные (с фамилиями, псевдонимами и так далее), географическими,
  предметными;
8. переводная таблица шифров: если состав материалов фонда претерпевал изме-
  нения и перешифровывался, то старая нумерация единиц хранения заменялась
  новой, опись пересоставлялась. В этом случае к описям составляются специаль-
  ные переводные таблицы, устанавливающие соотношение старых и новых
  шифров единиц хранения в пределах фонда - это бывает необходимо, например,
  для того, чтобы по старой ссылке найти документ или единицу хранения. Циф-
  ры в левой колонке таблицы означают шифр единицы хранения по старой ну-
  мерации, в правой колонке - по новой.
     Элементы 2, 3, 4, 7, 8 в описи присутствуют не всегда.




                                                                            38