Информационный менеджмент. Матвейкин В.Г - 16 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТГТУ | Тамбов

Составители: 

Рубрика: 

При массовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы,
которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добав-
ления полей, которые называются обычно атрибутами. Это позволяет упростить заполнение
документов и выполнить необходимые вычисления, если это действительно нужно.
Информация может поступать в офис и путем импорта уже готовых файлов с магнитных
носителей или по телекоммуникационным линиям связи: факсом, сообщением электронной
почты и т.д.
Хранение и поиск информации. Важное значение для организации эффективного управ-
ления неструктурированными документами имеют методы хранения информации и навига-
ции (перемещение внутри архива), поиска и фильтрации (отбора нужных документов).
Самый простой способ хранения документов – это файловые системы, которые поддер-
живаются операционными системами компьютеров. При этом система каталогов служит
средством группирования и навигации в хранилище документов.
В современных операционных системах Windоws'95, 98, 2000 есть возможность задания
длинных имен, каталогов и файлов в качестве названия папок и документов для удобства
пользователя, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по некоторым их
параметрам, таким, как время создания, длина и т.д.
Другим способом систем хранения документов является электронная почта, когда доку-
менты хранятся в почтовых ящиках в виде сообщений с присоединенными к ним файлами с
указанием на файлы, которые являются дополнением к этому сообщению. Навигация в хра-
нилище упрощается с помощью вложенных папок личного и коллективного пользования.
Однако и в файловых системах и в системах почтовых ящиков поиск и фильтрация ограни-
чены лишь отбором и сортировкой документов по наименованию или по атрибутам, а также
по тексту такого сообщения.
Основная проблема, которая встаёт на следующем этапе работы перед пользователем –
это быстрое получение необходимой информации, т.е. операция поиска. Проблема поиска
информации вообще является одной из наиболее сложных, особенно в больших наборах до-
кументов.
Рассмотрим самые распространённые способы поиска с точки зрения возможности их
автоматизированной подготовки. Иногда случается, что документы приходят в нескольких
заранее неустановленных и неизвестных форматах, и тогда появляется возможность создать
средства поиска документов по их атрибутам. Обычно автоматически удаётся отслеживать
лишь минимальный набор атрибутов, таких, как время поступления документа, источник,
размер этого документа, возможно, наименование и автор.
Системы автоматизированной сортировки документов пока еще редко встречаются и до-
вольно дороги, поэтому самый простой выход из такой ситуации – это нанять экспертов по
конкретной тематике для сортировки документов по рубрикам.
Контекстный поиск – это единственный полностью автоматизированный вид поиска, но
при больших объёмах информации получение пользователем нужной информации сопряже-
но со значительными трудностями.
Итак, современные системы автоматизации документооборота предлагают, в основном,
следующие четыре вида поиска: поиск по атрибутам (наименование документа, автор или
другой источник, номер дела, библиографический или иной индекс и т.п.); гипертекстовые
ссылки (технология Интернет); тематические рубрикаторы (классификация, принятая в биб-
лиотечном деле); контекстный поиск (поиск по ключевым словам, по фразам или их фраг-
ментам).
Контрольные вопросы
1. Охарактерезуйте понятие "электронный офис".
2. Назовите типы задач, решаемые в современном офисе.
3. Охарактерезуйте понятие "неструктуированная информация"
4. Назовите основные фазы жизни "неструктуированной информации".

Страницы