Информационные технологии в науке, образовании и инженерной практике. Майстренко А.В - 42 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТГТУ | Тамбов

Составители: 

Рубрика: 

42
приятия, избежать дублирования функций и задач, что существенно сни-
жает затраты. Сокращаются площади под архивы и затраты на их содер-
жание, восстановление архива в случае его порчи.
Важным фактором внедрения электронного документооборота явля-
ется сохранность конфиденциальности документов, доступ к которым
конкурентов и других заинтересованных лиц может привести к более или
менее крупным финансовым потерям, вплоть до полного банкротства.
Сохранность хранимой на электронных носителях информации легче
обеспечить вследствие малого физического объёма и развитости систем
защиты.
Полностью этот процесс не автоматизирован, так как для создания
индустрии автоматизации делопроизводства необходимо:
• знать и уметь передавать другим методологию ведения делопро-
изводства;
• разработать комплексную технологию автоматизации делопроиз-
водства, оформленную в виде законченных программных продуктов;
• выделить программные продукты и услуги, обеспечивающие до-
машних пользователей, малые офисы и корпоративных пользователей.
Рассмотрим некоторые аспекты создания системы электронного до-
кументооборота (СЭД). Любой электронный документ должен быть создан
посредством или приложения (имеется в виду текстовый редактор, систе-
мы создания и редактирования электронных таблиц, чертежей, баз данных
и т.п.), или специальным инструментом, входящим в СЭД, для приведения
документа, находящегося в неприемлемом для системы виде, в стандарти-
зированный вид. Отсюда вырисовываются две основные задачи при орга-
низации работы с документами:
1) обеспечение взаимодействия средств создания электронных доку-
ментов и средств администрирования документов;
2) обеспечение перевода внешних документов в стандарт системы.
Первая задача означает, что какими бы приложениями ни создавался
документ, в СЭД должны быть средства вовлечения его в электронный
документооборот. Тем самым должна быть исключена возможность как
создания и хранения документов в обход системы, так и доступа к нему
иными средствами, кроме тех, которые предоставляются и контролируют-
ся СЭД.
Под понятием внешних документов подразумеваются бумажные и
электронные документы, созданные вне рамок СЭД. В случае бумажных
документов, а также фото-, звуковых и прочих «аналоговых» документов
необходима их оцифровка, т.е. перевод в адекватную электронную форму.
Для печатных документов это будет сканирование и распознавание текста,
для чертежей – сканирование и трассировка, для аудио- видеоматериалов –
перевод в один из компьютерных форматов. Следовательно, требуется
широкий спектр перекодировщиков, способных распознать более или ме-

Страницы