ВУЗ:
Составители:
44
ся, должны перекочёвывать на более дешёвые и менее быстрые хранители
информации.
Достаточно сложной проблемой является организация быстрого по-
иска документов. Для организации поиска используется индексация
документов. Система индексации может быть атрибутивной или полнотек-
стовой.
В случае атрибутивной индексации документу присваивается некий
набор атрибутов, представленных текстовыми, числовыми или иными по-
лями, по которым выполняются поиск и доступ к искомому документу.
Обычно это выглядит как каталожная карточка, где сохраняются имя авто-
ра, дата, тип документа, несколько ключевых слов, комментарии. Поиск
ведётся по одному или нескольким полям либо по всей совокупности. При
полнотекстовом индексировании все слова, из которых состоит доку-
мент, за исключением предлогов и незначительных для поиска слов, зано-
сятся в индекс. Тогда поиск возможен по любому входящему слову или их
комбинации. Возможна комбинация методов, что усложняет систему, но
упрощает пользователю работу с ней.
Ряд проблем возникает при коллективной работе с документами.
В первую очередь необходимо предотвратить одновременное редактиро-
вание документа двумя или более пользователями. Обычно приоритет
отдаётся пользователю, первому открывшему документ, и запрет всем
остальным на пользование документом, исключая режим «только для
чтения».
Другой важной задачей является обеспечение работы с актуализиро-
ванным документом. Многие пользователи могут редактировать и вносить
изменения. В этом случае сотрудникам выдаются полномочия на редакти-
рование документа, все изменения протоколируются, чтобы дать возмож-
ность отследить этапы прохождения документа через инстанции и его эво-
люцию. Можно запретить вносить изменения в документ, передавать на
редактирование его копии. Версии документов также протоколируются.
Если приходится иметь дело с документом не в текстовом формате, а
в виде факсимильного изображения, то его редактирование невозможно,
перевод в текстовый формат не рационален. Тогда как бы накладывается
второй, «прозрачный», слой с комментариями и изменениями. При этом
комментарии поддаются редактированию обычным образом.
При коллективной работе с документами каждому сотруднику назна-
чается пароль и право доступа, чтобы документ оставался недоступным
любопытным. Права доступа также разделяются. Одни могут выполнять
полное редактирование и уничтожение документа, другие – только про-
сматривать. Может быть разрешён доступ к отдельным полям документа.
При этом все действия пользователей заносятся в протокол, чтобы адми-
нистратор системы мог проанализировать ситуацию и принять соответст-
вующие меры.
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 42
- 43
- 44
- 45
- 46
- …
- следующая ›
- последняя »
