ВУЗ:
Составители:
43
нее распространённый формат документа и осуществить его однозначный
перенос в стандарт системы электронного документооборота.
На сегодняшний день получили широкое распространение системы
компьютерного бухучёта, финансовой деятельности и др. Но подобного
рода системы не обеспечивают доступа и возможности работы с прочими
офисными документами. Разумеется, было бы нелепо создавать на пред-
приятии две системы документооборота – одну для финансовых докумен-
тов, другую для всех остальных. Поэтому система электронного докумен-
тооборота должна поддерживать все типы документов, обращающихся на
предприятии, при этом обеспечить безболезненный переход с имеющихся
систем, решающих локальные задачи, на единую систему электронного
документооборота предприятия.
При выборе системы нужно придерживаться принципа поддержки
максимально возможного количества платформ (операционных систем).
Выбираемая система должна быть открыта для эксплуатируемых и новых
приложений. Для этого ей необходимо удовлетворять ряду стандартов.
Обычно внедрение новых систем выполняется поэтапно. Поэтому
выбираемая система должна быть модульной. Каждый из модулей обеспе-
чивает решение определённых задач. При этом не должно составлять тру-
да их включение в работающую систему. Модули по возможности должны
быть независимы друг от друга. Например, сначала внедряется система
автоматизации исполнения приказов, а можно начать с электронного архи-
ва, но в результате должна быть получена полноценная система.
Система электронного документооборота, отвечающая перечислен-
ным принципам, состоит из трёх частей: системы управления документа-
ми, системы массового ввода бумажных документов, системы автоматиза-
ции деловых процессов.
Система управления документами должна обеспечить интеграцию с
приложениями. Если на предприятии применялись всемирно известные
пакеты, то интеграция осуществляется на уровне операций с файлами, т.е.
операции открытия, закрытия, создания, корректировки, сохранения заме-
щаются соответствующими операциями системы управления документа-
ми. Если приложение не предусматривает сохранения данных в файле, то
приходится перехватывать операции вывода данных на печать для перево-
да в стандарт системы. Это сложная работа, но её достоинство в том, что
сохраняются принятые на предприятии виды документов.
Следующей задачей является обеспечение хранения документов на
разных носителях. К тому же надо обеспечить быстрый поиск и доступ к
различным устройствам хранения информации, чтобы факторы доступно-
сти и стоимости хранения всегда были в оптимальном соотношении в за-
висимости от важности и актуальности информации. Для этого надо пре-
дусмотреть поддержку миграции документов между устройствами хране-
ния, т.е. данные с дисков в зависимости оттого, как часто к ним обращают-
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 41
- 42
- 43
- 44
- 45
- …
- следующая ›
- последняя »
