Системы подготовки текстовых документов. Надеева Н.Н. - 92 стр.

     Служебные письма занимают до 80% входящей и исходящей
документации организации, поэтому средства программы MS Word,
позволяющие автоматизировать составление и рассылку служебных писем
значительно облегчают работу секретаря или сотрудника службы ДОУ.
     Для автоматизации почтовой рассылки в программе MS Word
предусмотрен специальный механизм – слияние. Путем слияния
документов    создаются  тексты,   содержащие   фиксированную,
неизменяемую часть (бланк) и переменные текстовые фрагменты
(наполнение).
      При создании комплекта писем на бланке, часть текста остается
постоянной во всех документах (например, «шапка», основной текст и
заключение), а часть текста меняется (например, имя, адрес получателя и
обращение). Для комплекта конвертов переменным элементом является
адрес получателя, а неизменным - адрес отправителя.
      Чтобы выполнить процесс слияния документов необходимо создать
два документа: основной документ и источник данных.
      Основной документ - это файл бланка, содержащий неизменяемый
текст, который должен оставаться одинаковым во всех генерируемых при
слиянии документах, а также поля слияния и поля, позволяющие
организовать диалог в процессе слияния и управлять этим процессом.
Основной документ должен быть связан с источником данных.
      Источник данных – это файл, содержащий последовательность
записей данных и представляющий собой таблицу, каждая запись (строка)
которой содержит набор значений полей данных, используемый для
генерации одного документа, а каждый столбец содержит значения одного
поля данных. Первая запись (строка), состоящая из имен полей данных
называется строкой заголовка таблицы. В качестве файла источника
может выступать файл, полученный по запросу от базы данных, или
таблица, созданная в Word. Имена полей данных в первой записи должны
совпадать с именами полей слияния основного документа. Запись с
именами полей данных может храниться отдельно от источника данных.
В этом случае речь идет о файле источника заголовка, который содержит
всего одну строку с именами полей данных. Очередность имен полей в

                                     92