Деловое общение стран АТР. Осецкая И.А - 72 стр.

•   Какие документы мне потребуются (картотека клиентуры, обзор, отчет)?
•   Какие документы потребуются партнеру?
•   Хочу ли я поделиться идеей и попросить оценить ее?
•   Хочу ли я убедить другого в своих намерениях и поближе познакомить его со своими
    проектами?

       Позаботьтесь о выборе правильного момента
       Выясните лучшее время для звонка, чтобы не отрывать партнера от дела. Установите это
время в конце предыдущего телефонного разговора или при встрече.
       Предупреждайте о своем звонке заблаговременно.
       Настройтесь на партнера и сконцентрируйтесь на ведении разговора.

§ 3.2.3. Методы эффективной организации телефонных переговоров

        Каждый, кто звонит, убежден в важности своего намерения. Однако оно не всегда
совпадает с мнением собеседника. Поэтому уже в начале разговора попытайтесь выяснить
следующие моменты, которые облегчат рациональное ведение переговоров:
• Кто именно ваш абонент, какие функции выполняет?
• О чем идет речь (например, какое дело у абонента)?
• Насколько срочно и важно дело вашего партнера (сроки исполнения)?
• Когда вы можете перезвонить (когда соберете нужные материалы)?
• По какому номеру вы можете дозвониться до своего партнера (при первом контакте: адрес,
    номер телефона или телекса, точное написание фамилии)?
        Причина, по которой кто-то звонит вам, не должна считаться более важной, чем та, по
которой вы не можете оторваться от дела. Никто не рассчитывает на то, что хирург прервет
операцию и подойдет к телефону. Никто не попросит к телефону адвоката во время судебного
разбирательства или профессора во время лекции. От делового человека также нельзя ожидать,
что он всегда готов к ответу, когда звонит телефон.
        Отклонение уже состоявшегося телефонного звонка, как и отказ принять уже пришедших
посетителей, относится к числу сложнейших проблем общения. Трудно предвидеть причины
отказа. Поэтому лучше заранее отгородиться от ненужных звонков или отодвинуть их на другое,
удобное для вас время.

       Приемы отгораживания

       Проинформируйте своих потенциальных абонентов, с которыми постоянно имеете дело
(подчиненные, коллеги, клиенты, друзья), о том, когда вам не следует звонить.
       Обговорите, по возможности, время для ежедневных активных (исходящих от вас)
телефонных разговоров, чтобы их можно было точно сгруппировать и обработать.
       Сообщите время, когда вам лучше всего звонить.
       Избегайте в конце разговора фраз типа: «Позвоните мне когда-нибудь». Упоминайте об
этом лишь в том случае, если действительно этого хотите.
       Не заставляйте ждать своего партнера, который рассчитывает получить от вас
информацию, звоните точно в назначенное время, т. е. работайте на опережение.
       От ненужных звонков можно защититься с помощью кратких и точных фраз: «Я
перезвоню вам позже»; «Пожалуйста, перезвоните мне в 16 часов».
       При звонке в неподходящий момент можно повесить трубку на середине своей фразы.
       Все входящие звонки можно поручать секретарю или использовать автоответчик.
       «Отгораживание» от ненужных звонков с помощью секретаря предполагает владение
им следующей информацией:
• Кто звонит?
• По какому поводу?




                                             73