Деловое общение стран АТР. Осецкая И.А - 74 стр.

«Вы заняты?» может вызвать вежливый, но неискренний ответ. «У вас совещание?» – на такой
прямой вопрос следует обычно прямой ответ. «Добрый день, мне нужно быстро получить
некоторые сведения, если у вас есть для меня минута времени» – такое начало гарантирует
краткий телефонный разговор и облегчает партнеру рациональное ведение переговоров;
• если контакт имеет для цели разговора особое значение, можно кратко напомнить
    собеседнику о совместных делах;
• если говорите с незнакомцем, обязательно представьтесь;
• кратко сообщите партнеру, о чем пойдет речь, и только потом объясните причины и
    подробности;
• старайтесь не прерывать разговор из-за других звонков. Если же по другому аппарату все-таки
    поступает важный звонок, спросите, можно ли вам прерваться, и заверьте, что перезвоните
    через 10 минут;
• избегайте параллельных разговоров с третьими лицами;
• изъясняйтесь четко;
• на несущественные вопросы подчиненных отвечайте предельно кратко (можно даже «да» или
    «нет») и вешайте трубку;
• спросите согласия партнера, если хотите записать разговор на магнитофон или подключить
    параллельный аппарат;
• в конце длительного разговора кратко подведите его итоги и перечислите меры, которые надо
    принять (кто именно, когда и что должен сделать);
• при необходимости, попросите или пообещайте краткое письменное подтверждение
    телефонных переговоров (возможный вариант – копия записи беседы с подписью);
• во время разговора запишите его важные подробности (имена, цифры, основную
    информацию, с которой затем могут ознакомиться ваши подчиненные и коллеги);
• следите, особенно на международных переговорах, за продолжительностью (и, следовательно,
    стоимостью) вашего звонка (по секундомеру);
• будьте кратким: завершайте разговор, как только достигнута его цель.
• Возможный вариант завершения: «Большое спасибо, думаю, этого достаточно. Надеюсь в
    скором времени вас увидеть». Эта фраза позволяет рационально, кратко, вежливо и
    «необезличенно» закончить разговор.



                     Глава 3.3. Деловые совещания и заседания

       Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике
широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого
коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень
разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения,
принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом
управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную
дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.
       Чаще всего деловые совещания проводятся: при необходимости принятия коллективного
решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение, если
решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений
организации или фирмы, если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп
работников. Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые
по каждому поводу, наносят большой вред, так как «пожирают» дорогостоящее время, отрывая
людей от основной работы. Подготовка к проведению совещания включает следующие действия:
определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей
продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы.




                                             75