Деловое общение стран АТР. Осецкая И.А - 76 стр.

•   немедленно принимать меры в случае возникновения эмоционального напряжения;
•   выслушивать мнения всех оппонентов;
•   нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и к отклонениям от темы;
•   при необходимости уточнять сообщения отдельных участников: «Что именно вы имеете в
    виду?»;
• чаще подводить промежуточные итоги, для того чтобы продемонстрировать участникам, что
    они уже близки к цели.
       Если кто-либо из участников совещания испытывает непреодолимую тягу к спору,
руководителю следует, сохранив невозмутимость, позволить группе опровергать утверждения
спорщика. Излишне словоохотливых диспутантов необходимо тактично прерывать, не
выслушивая их речи до конца, – как правило, пользы от таких выступлений немного. Если
приходится иметь дело с негативистом (т.е. с человеком, который любит противоречить), нужно
признать и оценить его знания и опыт. Застенчивым участникам рекомендуется ставить
несложные вопросы, укрепить их уверенность в своих силах. Если диспутант непрестанно задает
вопросы, вместо того чтобы выступать с предложениями, его вопросы следует адресовать группе.
       Чтобы деловое совещание было плодотворным, председательствующий должен владеть
техникой проведения дискуссий. Прежде всего, надо стремиться вести групповую дискуссию
цивилизованно. Это предполагает наличие деликатности в отношениях диспутантов и,
следовательно, исключает использование таких средств аргументации своей точки зрения, как
насмешки, прерывание оппонентов, резкие выпады в их адрес. Нужно особенно внимательно
следить, чтобы деловой спор между участниками был определенным и имел временные границы, а
также за тем, чтобы не допускать личных столкновений. Терминология спора должна быть
понятна всем присутствующим.
       При подготовке к дискуссии следует составить хотя бы самый общий план борьбы за
истину, подобрать наиболее весомые аргументы. Особенно впечатляют точные цифровые данные,
которые невозможно опровергнуть.
       Принятие решения складывается из пяти этапов:
       а) установление контактов;
       б) определение проблемы;
       в) определение целей;
       г) изложение мыслей;
       д) готовность к действию.

§ 3.3.2. Основные правила ведения делового совещания

       Прежде всего, каждый руководитель до проведения совещания должен определить
основные цели, которые он собирается достичь с помощью этого метода работы. Совещания могут
проводиться для решения производственных задач, обучения и воспитания подчиненных,
видимости интенсивной работы (о чем могут свидетельствовать частые совещания), проявления
руководителем      собственных       качеств     (организованности,     коммуникабельности,
целеустремленности и т.д.). Четкая постановка цели наполовину гарантирует успех совещания.
Во-вторых, руководитель должен определить вид совещания, которое он планирует проводить.
Это может быть информационное или инструктивное, оперативное, проблемное совещание.
Информационное или инструктивное совещание служит для передачи служебной информации. Их
целесообразно использовать в случае отсутствия времени для письменных распоряжений или при
желании руководителя эмоционально воздействовать на подчиненных. Если позволяет время,
информацию лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается
меньше времени. Кроме того, прочитанная информация усваивается лучше, чем воспринятая на
слух. Целью оперативных совещаний является получение руководством информации о текущем
состоянии дел, принятие оперативных решений и контроль их использования.




                                            77