Деловое общение стран АТР. Осецкая И.А - 75 стр.

       Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо, прежде
всего, подобрать диспутантов, т.е. достаточно спокойных, выдержанных людей, способных
адекватно реагировать на противоположные точки зрения и их авторов. Присутствие последних
следует рассматривать в качестве, безусловно, позитивного элемента дискуссии. Ведь групповое
единомыслие губительно сказывается на эффективности принимаемых коллективом решений.
       Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы. Чтобы не
заставлять людей в течение дня без конца переключаться с одного вида работы на другой,
заседания целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного
перерыва. С учетом общих затрат времени (не только непосредственно для проведения заседания,
но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу) начало и конец совещания нужно
планировать так, чтобы не оставалось пустых отрезков времени: если оно закончится за 15 минут
до обеденного перерыва, то эти минуты можно считать потерянными.
       Требуется заблаговременно оповещать участников совещания о его проведении и
знакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были
продуманы заранее.
       Начинать совещание нужно вовремя и сразу согласовывать с его участниками правила
совместной работы, например ограничение времени выступлений или порядок принятия решений.
После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.
       Эти и другие вопросы общей организации деловых совещаний и заседаний рассмотрим
подробнее.

§ 3.3.1. Деловые совещания

       Если проанализировать управленческую деятельность в целом, то можно выделить ряд
направлений, способствующих повышению ее эффективности. Одним из них является правильное
проведение совещаний, переговоров, деловых бесед. Именно на эту работу руководитель тратит
до 50% своего рабочего времени.
       Деловое совещание - один из самых ответственных видов деятельности руководителя и
важный фактор, влияющий на организацию режима работы всего коллектива. Потребность
проведения совещаний очевидна. Они необходимы для ускорения процесса принятия решений и
повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более
быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального
воздействия на участников совещания и, как следствие, на весь коллектив.
       Хотя большинство руководителей организаций осознают всю необходимость и
эффективность данного метода работы, далеко не все в полной мере владеют психологией
проведения совещаний, методами делового общения. Практически каждый из членов
управленческого аппарата может привести пример совещания, на котором он присутствовал, где
неправильная подача информации, монотонный голос и вся окружающая обстановка вызывали
мысли о мягком одеяле или подушке.
       Одна из основных задач ведущего делового совещания – привлечь как можно больше
фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь
присутствующих в процесс решения проблемы. Конечно, у ведущего должна быть своя точка
зрения на сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять,
правы они или нет в своем понимании проблемы. Если верна чужая точка зрения, ведущий
совещания может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или упускают что-то
существенное, он может сообщить недостающие факты. Правильно поставленные вопросы –
прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в нужное русло.
       В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход. Для
этого руководителю следует:
• оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное
    состояние присутствующих;
• постоянно поддерживать разговор;




                                             76