Деловое общение. Рева В.Е. - 143 стр.

    хххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххх
                  3.9.9. Протокольные аспекты ведения переговоров.
Переговоры нужны, прежде всего, для того, чтобы совместно с партнером обсудить
проблему, которая представляет взаимный интерес, и принять взаимовыгодное решение.
При подготовке и проведении переговоров встает целый ряд проблем протокольного
характера, от правильного подхода к которым в значительной мере зависят как успешный
ход самих переговоров, так и будущее принятых на них решений.
    Процесс переговоров, как известно, складывается из трех основных стадий:
   - подготовка к переговорам;
   - процесс ведения переговоров;
   - анализ результатов переговоров и выполнение достигнутых договоренностей.
       Необходимость решения протокольных вопросов возникает в основном на первой
стадии — в ходе подготовки к переговорам, когда происходит формирование делегации,
определение места и времени проведения переговоров, подготавливается необходимое
помещение и т.д.
Формирование делегации предполагает определение ее количественного и персонального
состава, а также назначение главы делегации. Руководством фирмы составляются списки
сотрудников учреждения, допущенных к участию в переговорах и к ведению самих
переговоров. Из этих лиц затем формируется делегация. При формировании делегации на
двусторонних переговорах, как правило, исходят из примерного равенства их численного
состава. Принцип равенства относится и к уровню представительства на переговорах.
Язык, на котором планируется проведение переговоров, определяется по договоренности
сторон. Им может быть язык как одной из сторон, так и третьей стороны.

Определение места и времени проведения переговоров. Место и время встречи
определяется по взаимной договоренности ее участников. При этом ни одна из сторон не
должна навязывать другой стороне своего предложения о месте и времени встречи.
Особенно это относится к инициатору встречи, который хотя и может ненавязчиво
сообщить удобное для него время и место встречи, но окончательное решение по этому
вопросу необходимо оставить за приглашенной стороной.
В случае изменения времени переговоров или переноса их на другие дни необходимо
поставить об этом в известность всех участников переговоров.
Местом встречи может быть служебное помещение одного из участников или же
нейтральная территория.
Предмет встречи желательно оговорить заранее, с тем чтобы
стороны могли подготовиться, подобрать и изучить необходимые документы и т.д.

                               Подготовка помещения.
    Встречи, особенно с официальными представителями, желательно проводить в
специально подготовленных помещениях.
    На столах не должно быть никаких лишних документов. На них могут лежать
блокноты, карандаши, спички, сигареты, стоять пепельницы (если считается, что в данном
помещении разрешается курить), бутылки с минеральной водой и фужеры (перевернутые
— признак их неиспользованности). Кроме того, на столах могут стоять цветы в низких
вазах. В зависимости от формы стола они располагаются или в центре стола или по его
краям.
    Встречающий иностранную делегацию у подъезда, в вестибюле фирмы не должен
быть членом принимающей делегации. Им может быть работник протокольного отдела,
секретарь учреждения и т.д. Он провожает делегацию до помещения, где будут проходить


                                                                                   143