ВУЗ:
Составители:
18
Добавление нового года требует, чтоб ы все предыдущие года были закры-
ты. Однако рекомендуется хранить записи для всех лет для контроля при-
мерного количества у чтенных доку ментов различного типа, (у даленные до-
кументы не исключаются из этого количества).
При смене текущего года необходимо выбрать пункт меню Документы,
Индексы документов.
В окне редактирования индексов документов нуж но нажать кнопку «До-
бавить»
. Программа добавит текущий год и автоматически назначит его
активным. Индексация документов в новом году начнется сначала. Актив-
ным, то есть открытым, может быть только один год. Регистрируемый доку-
мент фиксируется только в активном году , поэтому при необходимости вве-
дения документа, составленного в 1999 году, следует сначала открыть 1999
год, после чего можно заполнять РКК документа. При этом в окне «Индексы
доку ментов» количество документов (входящих, исходящих или внутренних)
в 1999-м году у величится на 1. Если же во время регистрации доку мента от-
крыт дру гой год, например, 2000-й, система автоматически присваивает ему
индекс, исходя из индексации доку ментов в 2000 году .
2.8. Поиск документа
Чтобы найти докум ент, необходимо выполнить следующие действия:
– выбрать вкла дку переключения между режимами просмотра документов
«Журнал»;
– выбрать нужный тип документа с помощью кнопок переключения меж-
ду входящими, исходящими, внутренними документами;
– в панели задания условий отбора документов выбрать из списка нужный
вид документа.
На экране будут отражены все документы данного вида с указанием дел,
где они находятся.
3. Пример решения основных задач документационного
обеспечения управления средствами программы «Делопро-
изводство 2001»
Рассмотрим организацию цикла работ с документами на конкретном при-
мере.
1. Запустите систему «Делопроизводство 2001».
На экране появилось рабочее окно «Делопроизводство 2001», (см. рис.1).
2. Сформируйте справочник «Подразделения». Выберите пункт меню
Справочники, Подразделения (см. рис.2.). Далее следует заполнить это ок-
но. Нажмите кнопку
. В диалоговом окне «Подразделения» появится по-
ле, в кото рое следует ввести наименование следующих подразделений и от-
делов: администрация, отдел маркетинга, комитет у правления, отдел рекла-
мы, отдел оборудования. По окончании набора нажмите кнопку
.
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 16
- 17
- 18
- 19
- 20
- …
- следующая ›
- последняя »
