ВУЗ:
Составители:
7
- формирование дел (дело – это совокупность документов, относящихся к
одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную облож-
ку);
- подготовка и передача документов на архивное хранение;
- уничтожение документов.
СУД позволяет решать перечисленные задачи эффективно и с наименьши-
ми затратами.
Кроме того, по сравнению с традиционной техникой делопроизводства про-
граммные
системы управления документами обладают некоторыми специфи-
ческими свойствами (являющимися одновременно преимуществами), связан-
ными с их компьютерной природой, благодаря которым возможность автома-
тизация делопроизводства кажется очень привлекательной. К таким специфи-
ческим функциям относятся:
1). Контекстный поиск. Многие системы имеют развитые средства поиска
по тексту документа, гибкий язык запросов. Эффективная система учета и
хра-
нения позволяет избежать потерь документов, делает информацию, содержа-
щуюся в них постоянно доступной.
2). Возможность опубликования документа в компьютерной сети.
3). Электронно-цифровая подпись.
4). Организация групповой работы над документом. При этом необходимо
отслеживать очередность редактирования, согласовывать внесенные измене-
ния, обмениваться информацией по ходу работы.
Важной является организация документооборота учреждения. Ведь
в тра-
диционной технологии это требует больших трудозатрат на ведение подроб-
ных журналов и картотек в каждом подразделении, оперативное сведение со-
ответствующей информации.
СУД позволяет организовать электронный документооборот по установ-
ленным в системе делопроизводства правилам. То есть электронный докумен-
тооборот это не просто пересылка файлов с компьютера на компьютер, а по
-
этапное, регламентированное движение документов на предприятии. Следует
отметить, что СУД позволяет создавать схемы документооборота и централи-
зованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 5
- 6
- 7
- 8
- 9
- …
- следующая ›
- последняя »
