ВУЗ:
Составители:
6
жет иметь сложную структуру и состоять из нескольких файлов, хранимых на
жестком диске отдельно друг от друга. Электронный документ (ЭД) представ-
ляет собой структурированный информационный объект, в соответствие кото-
рому может быть поставлена совокупность файлов. Необходимым признаком
ЭД является "регистрационная карточка", состоящая из реквизитов документа,
содержащих перечень необходимых данных о
нем. То есть, чтобы файл полу-
чил статус электронного документа, он должен быть зарегистрирован в рамках
единых правил регистрации, существующих на данном предприятии, что
предполагает ведение электронных регистрационно-контрольных форм в виде
журналов и картотек.
Основными технологическими инструментами работы с ЭД являются ком-
пьютеры, установленные на рабочих местах сотрудников и
объединенные в
сеть. Распространение и совершенствование систем разработки электронных
документов и документов на традиционных носителях привело к росту объема
электронных документов и способствовало появлению класса программных
продуктов, называемых системами управления документов (СУД).
Система управления документами представляет собой программный про-
дукт, предназначенный для автоматизации всего комплекса работ с докумен-
тами как созданными
в данном учреждении, так и поступившими извне. Дос-
тоинством такой системы является создание и сохранение базы знаний учреж-
дения, выраженной совокупностью взаимосвязанных документов Приведем
стандартный перечень задач делопроизводства, которые необходимо решать
системе управления документами:
- создание документа;
- согласование проекта документа со специалистами;
- рассмотрение документов руководителем (резолюция);
- учет и регистрация;
- текущее хранение и использование;
- рассылка документов;
- контроль исполнения;
- управление доступом к документам;
- индексирование и поиск;
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 4
- 5
- 6
- 7
- 8
- …
- следующая ›
- последняя »
