ВУЗ:
Составители:
4
1. Компьютерные технологии в документационном обеспечении
управления
Управленческие решения принимаются на основе сбора, обработки и анализа
информации. Между достоверностью, оперативностью информации и качеством
управленческих решений существует прямая связь. Основным способом
представления информации является документ. Можно сказать, что документ
является средством принятия управленческих решений. Рациональная организация
доку ментооборота способствует повышению эффективности управленческой
деятельности, уменьшению затрат на обработку документов.
Решение задач документационного обеспечения управления подразумевают
широкое использование компьютерных информационных технологий.
Практика, сложившаяся при ручной обработке информации, показывает, что
система документооборота сложна и громоздка из-за существования различных
форм документов, многоэтапного прохождения каждой из них, ду блирование одних
и тех же показателей в различных документах. Это свидетельствует о
необходимости организации на предприятиях электронного документооборота.
Для этого предназначены системы управления электронными документами
(СУД).
Системы у правления электронными документами позволяют решать задачи
доку ментационного обеспечения управления эффективно и с наименьшими
затратами.
По сравнению с традиционной техникой делопроизводства, СУД обладают
следующими удобными возможностями:
- контекстный поиск. Многие системы имеют развитые средства по иска по
тексту документа, гибкий язык запросов. Эффективная система учета и хранения
позволяет избежать потерь документов, делает информацию, содержащуюся в них,
постоянно доступной;
- возможность опубликования документа в компьютерной сети;
- электронно-цифровая подпись;
- организация группо вой работы над документом. При этом можно отслеживать
очередность редактирования, согласовывать внесенные изменения, обмениваться
информацией по ходу работы.
При изу чении информационных потоков предприятия большое значение
придается правильной организации документооборота.
Документооборот – движение документов в учреждении с момента их получения
или создания до завершения исполнения или отправки.
На движение документов влияют деловые процессы предприятия. Документ, как
правило, составляется в ходе выполнения каких-то производственно-хозяйственных
операций в различных подразделениях предприятия. В его составлении могут
участвовать различные исполнители. Обычно преобладает ручной способ
составления документа, степень механизации и автоматизации этого процесса низка.
Часто появляется несколько копий документа, которые в дальнейшем имеют свои
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 2
- 3
- 4
- 5
- 6
- …
- следующая ›
- последняя »
