ВУЗ:
Составители:
5
схемы движения. Имеет место дублирование реквизитов в разных документах,
излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания у исполнителей. Все
это у величивает сроки обработки и усложняет документооборот.
Наиболее важной задачей документационного обеспечения управления является
контроль исполнения документо в.
Контроль исполнения включает постановку докум ента на контроль, проверку
своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение
результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба
доку ментационного обеспечения и ответственные исполнители.
Службой ко нтроля осуществляются следующие операции: формирование
картотеки контролируемых доку ментов, напр авление карто чки контролируемого
доку мента в подразделение-исполнитель, получение информации о ходе и
результатах исполнения, снятие документов с контроля по указанию руководителей,
формирование картотеки исполненных документов.
В традиционной технологии выполнение этих задач требует больших
трудозатрат на ведение подробных журналов и картотек в каждом по дразделении,
оперативное сведение соответству ющей информации.
Система управления электронными доку ментами позволяет организовать
электронный документооборот по установленным в системе делопроизводства
правилам. То есть электронный документооборот - это не просто пересылка файло в
с компьютера на компьютер, а поэтапное, регламентированное движение
доку ментов на предприятии. Следует отметить, что СУ Д позволяет создавать схемы
доку ментооборота и централизованно отслеживать ход делопроизводственного
процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах
[2]. Такие системы традиционно называют английским термином workflow, они
обеспечивают у правление «потоком работ». Понятие workflow связано со
сложившимися этапами документооборота – организацией рационального
доку ментооборота и обработкой испо лненных и отправляемых документов.
Таким образом, СУД обеспечивают автоматизацию жизнен ного цикла
электронных документо в, что позволяет централизованно управлять работой с
доку ментами в реальном масштабе времени.
Системы управления электронными документами могут быть классифицированы
по следующим признакам (рис. 1.1):
- масштаб;
- архитектура;
- преобладающий принцип работы с электронными документами;
- разработчик используемой системы управления базами данных .
По масштабу различают корпоративные СУД, СУД для средних предприятий и
СУД для организации персонального документооборота. Для корпоративных СУД
характерно привлечение фирм-системных интеграторов для адаптации СУД на
предприятии, высокие требования к аппаратным и программным средствам,
широкий диапазон выполняемых функций, реализация информационных
технологий, составляющих основу СУД на «промышленном» уровне, высокая
производительность и цена. Поэтому приобретение корпоративной СУД могут
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 3
- 4
- 5
- 6
- 7
- …
- следующая ›
- последняя »
