Организация электронного документооборота с помощью системы управления документами "Эффект Офис". Саак А.Э - 8 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТТИ ЮФУ | Таганрог

Составители: 

Рубрика: 

8
подчинения), то в рамках системы разграничивается доступ пользователей к
различным группам доку ментов;
- решение проблемы потери документов. Для решения этой одной из наиболее
важных проблем в системе реализованы возможности атрибутивного и
контекстного поиска документов. Каждый документ может содержать до 40
атрибутов, по которым он может быть найден в библиотеке. За хранением
доку ментов на дисках следит «Эффект Офис». Документ, занесенный в систему
«Эффект Офис», никогда не потеряется, и слу чайно его стереть невозможно. Все
доку менты, хранящиеся в библиотеке «Эффект Офиса», находятся в одном месте,
что облегчает резервное копирование и обеспечивает целостность архива;
- защита от некорректных действий сотрудников. Сотрудники, работающие с
доку ментами в рамках системы, не способны умышленно или случайно нанести
вред организации методом удаления либо порчи информации. Весь доступ к
информации строго разграничен, и, даже имея полный доступ, пользователь не
может удалить документ из системы, так как нельзя физически удалить документ
без вмешательства администратора. У администратора системы имеются
специальные средства для восстановления «уничтоженных» документов;
- обеспечение конфиденциальности информации – за счет сжатия документов в
библиотеке. Ни один документ системы нельзя просмотреть стандартными
средствами без использования пакета «Эффект Офис». А система паролей
пользователей не позволит получить несанкционированный доступ к документам в
рамках библиотеки.
К дополнительным возможностям системы относятся:
- использование текстового процессора MS Word и табличного процессора MS
Excel для создания документов;
- задание длинных названий документов на русском языке (до 1000 символов);
- содержание в рабочем портфеле оперативной информации о состоянии
доку ментов и заданий;
- хранение в карто чке документа всей информации, известной системе о
доку менте, которая представляет собой набор атрибутов (например, название, автор,
номер, кем подписан, цель создания и т.п.);
- наглядное представление о порядке прохождения документов при помощи
схемы предприятия;
- разграничение доступа к информации по подразделениям, типу информации;
- создание и удаление пользователей с помощью системы администрирования;
- назначение каждому пользователю определенного доступа к документам.
2. Организация электронного документооборота с помощью
системы управления документами «Эффект Офис»
2.1. Термины и определения
Приведем некоторые термины и определения, связанные с системой управления
доку ментами «Эффект Офис».

Страницы