Составители:
Рубрика:
16 17
табличная форма, которая выглядит так же, как обычная табли-
ца MS Access;
ленточная форма, в которой поля каждой записи располагаются
в отдельной строке. Это очень удобно для работы с большими массива-
ми данных, поскольку данные располагаются в таком же порядке, как
и в простой таблице. Преимуществом этой формы по сравнению с таб-
личной является то, что каждое поле представлено в виде отдельного
элемента управления,
который можно оформить в любом стиле
Автоматически созданная форма включает все поля выбранного
источника данных. Чтобы создать форму с помощью средства автомати-
ческого создания форм, необходимо:
щелкнуть по ярлыку «Формы» (Forms) в окне «База данных»
и нажать кнопку «Создать». Появится диалоговое окно «Новая форма»;
в списке диалогового окна «Новая форма» выделить один из ва-
риантов автоформы, например «Автоформа: в столбец»;
в поле со списком, находящимся в нижней части диалогового
окна «Новая форма», содержатся имена всех таблиц и запросов базы дан-
ных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для
формы. Нужно щелкнуть левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой,
чтобы раскрыть список и выбрать в нем нужный элемент (рис. 6).
Рис. 6
В результате будет автоматически создана и открыта форма выб-
ранного вида. Чтобы созданную форму можно было использовать в даль-
нейшем, ее необходимо сохранить. Для сохранения формы надо выбрать
команду «Файл/Сохранить» или нажать на кнопку «Сохранить» на пане-
ли инструментов «Режим формы», после чего в поле «Имя формы» по-
явившегося диалогового
окна «Сохранение» ввести нужное название.
Полученную форму можно использовать для ввода и редактирования
записей таблицы (рис. 7).
Рис. 7
Создание и печать отчетов
Одной из основных задач создания и использования баз данных
является предоставление пользователям необходимой информации
на основе существующих данных. В MS Access для этих целей предназ-
начены формы и отчеты. Отчеты позволяют выбрать из базы данных тре-
буемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов,
которые можно просмотреть и напечатать.
Источником данных для от-
чета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таб-
лиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным
значения, например итоговые суммы.
Отчеты и формы MS Access имеют много общего. Однако, в отли-
чие от форм, отчеты не предназначены для ввода и правки данных в таб-
лицах.
Они позволяют лишь просматривать и печатать данные. В отчете
невозможно изменить исходные данные с помощью элементов управле-
ния, как это можно сделать с помощью форм, хотя в отчетах можно ис-
пользовать такие же элементы управления для указания состояния пере-
ключателей, флажков и списков.
