Делопроизводство и документооборот. Сиганова Т.В. - 24 стр.

ностным лицом (инспектором отдела кадров) на основании официальных       ботника, а также основания прекращения трудового договора и сведения
документов работника в его присутствии.                                  о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую
       В состав личного дела группируются все документы, относящиеся     книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным
к кадровым вопросам, кроме копии приказов о поощрениях и взысканиях,     взысканием является увольнение.
справки с места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и          По желанию работника по основному месту работы в трудовую
т.д. Сведения из них переносятся в личную карточку и другие кадровые     книжку могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Та-
документы. При необходимости указанные документы могут формиро-          кие записи производят на основании документа, подтверждающего рабо-
ваться в дела временного хранения.                                       ту по совместительству.
       В личных делах группируются документы в следующей последова-             Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового до-
тельности:                                                               говора должны производиться в точном соответствии с формулировками
       – внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;           Трудового кодекса РФ со ссылкой на конкретную статью, пункт настоя-
       – заявление о приеме на работу, направление или представление;    щего Кодекса или иного федерального закона.
       – анкета или личный листок по учету кадров;                              При приеме на работу трудовую книжку обязательно представляют
       – дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);           в отдел кадров или лицу, ведущему документацию по личному составу.
       – резюме или автобиография;                                       Факт поступления трудовой книжки или ее выдачи обязательно регистри-
       – копии документов об образовании;                                руется в журнале.
       – выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;             Записи в трудовой книжке начинаются с внесения наименования
       – трудовой договор или контракт;                                  предприятия, которое оформляет трудовые отношения с её владельцем.
       – справки и другие документы, относящиеся к данному работнику;    Если предприятие изменило свое название, то об этом делается обяза-
       – лист-заверитель дела.                                           тельная запись под очередным номером. Все записи производятся в точ-
                                                                         ном соответствии с приказами (распоряжениями) без зачеркиваний и по-
                                                                         марок, все исправления оговариваются и заверяются подписью должно-
      8.5. Трудовая книжка
                                                                         стного лица и печатью. Трудовая книжка возвращается или выдается
      Трудовая книжка относится к числу основных документов, под-        временно, под расписку.
тверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Трудо-                С января 2004 года вводится новая форма трудовых книжек. Ранее
вые книжки на работников ведутся во всех организациях независимо от      заведенные трудовые книжки обмену на новые не подлежат.
формы собственности. Законом запрещается иметь несколько трудовых               При работе с документами по личному составу необходимо учиты-
книжек.                                                                  вать, что персональные данные граждан, отнесенные к личной жизни или
      Статья 66 Трудового кодекса РФ гласит, что трудовая книжка ус-     трудовой деятельности, в соответствии с Законом РФ «Об информации,
тановленного образца является основным документом о трудовой дея-        информатизации и защите информации» относятся к категории конфи-
тельности и трудовом стаже работника.                                    денциальной информации.
      Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также по-
рядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работо-           9. Организация работы с документами
дателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.
                                                                               Все документы организации представляют собой единый докумен-
      Работодатель, за исключением работодателей-физических лиц,
                                                                         топоток, который «рождается, живет и умирает» по своим законам. Все
обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в
                                                                         группы документов в нем подчиняются определенным правилам, которые
организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации
                                                                         закреплены инструкциями по делопроизводству, и сложившимися в орга-
является для работника основной. Трудовая книжка заполняется в при-
                                                                         низации традициями. Соблюдение их обеспечивает бесперебойную рабо-
сутствии работника.
                                                                         ту предприятия.
      В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой
                                                                               Организация работы с документами – это создание оптимальных
им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении ра-
                                                                         условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или по-

                                 47                                                                       48