Делопроизводство и документооборот. Сиганова Т.В. - 26 стр.

      10. Организация документооборота и его основные этапы              дуется разрабатывать отдельные схемы для каждой категории докумен-
                                                                         тов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и
      «Документооборот – это движение документов с момента их по-        по основной деятельности, финансовые документы и т. д. Утвержденные
лучения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или     руководством, эти схемы приобретают нормативную силу.
сдачи на хранение» (ГОСТ Р 51141 – 98).                                         К факторам, характеризующим режим движения документов, отно-
      Соответственно масштабам движения документов можно выделить        сятся объем документопотока в физических величинах, пропускная спо-
документооборот конкретного должностного лица, структурного подраз-      собность различных каналов связи, средств создания и тиражирования
деления, организации, отрасли и даже целого государства. Нормативные     документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабаты-
акты и методические пособия, Государственная система документацион-      вающих информацию, и ее конечных потребителей.
ного обеспечения управления (ГСДОУ) рассматривают в качестве объек-             Вероятностный характер поступления документов в организацию
та документооборот организации в целом.                                  делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте
      Документооборот организации состоит из потоков документов,         потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (перемен-
циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (ру-        ной) документации5. Их необходимо учитывать при планировании доку-
ководители организации, структурные подразделения, специалисты) и        ментооборота.
пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, ко-             Организация рационального документооборота учреждения или
пировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в          предприятия прежде всего преследует цель: исключение возвратности
разных подразделениях организации документопотоки сливаются в еди-       движения документов. Пребывание документа в одном структурном под-
ный поток корреспонденции.                                               разделении или у одного исполнителя, в той или иной инстанции должно
      Проектирование рациональной системы документооборота проис-        быть строго обусловлено необходимостью его обработки. Для сокраще-
ходит на самых ранних стадиях становления предприятия. При формиро-      ния времени движения документов и повышения оперативности их ис-
вании аппарата управления происходит разделение обязанностей между       полнения различные операции, по возможности, должны выполняться
руководителями и исполнителями, определяется последовательность          одновременно. Необходимо исключить дублирование подписей. Доку-
подписания, визирования, согласования, утверждения и рассмотрения        мент должен попадать только к тому руководителю, в компетенцию кото-
(резолюции) основных документов. Таким образом, для каждого вида         рого входит его решение. Порочна практика согласования, подписания по
документа складываются свои индивидуальные маршруты движения: от         принципу «на всякий случай». Это говорит о несовершенстве аппарата
создания до исполнения «путешествуют» они по организации, подобно        управления, об отсутствии профессионализма и доверия к коллегам.
движению поездов в метрополитене. При правильно поставленном доку-              ГСДОУ предусматривается ряд общих правил обработки доку-
ментообороте они не должны без необходимости «перескакивать» с одно-     ментов и организации документооборота.
го пути на другой или возвращаться на ту же станцию, с которой только           Рассмотрим некоторые этапы документооборота.
что были отправлены. Однако это не означает, что при выпадении какого-
либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т. д.) работа         10.1. Прием и обработка входящих документов
должна остановиться. Для этого создаются альтернативные (дублирую-
щие) маршруты движения документов, т. к. каждого руководителя в его            Корреспонденция, поступающая в организацию с курьерами, по
отсутствие обязательно заменяет другое должностное лицо, временно        почте, факсом или иным путем считается входящей и принимается цен-
выполняющее его функции.                                                 трализованно службой ДОУ (канцелярией) или специально выделенным
      Согласно ГСДОУ маршруты движения документов внутри органи-         для этого лицом. При поступлении документа в организацию на нем про-
заций должны обязательно оформляться в виде схем. Они разрабатыва-       ставляется входящий номер, фиксирующий факт его поступления. Он
ются службой делопроизводства, утверждаются руководителем организа-      вносится в регистрационный журнал (компьютер). При поступлении
ций и включают все пункты обработки документной информации, в том
числе и компьютерные. Если сроки прохождения и обработки документов              5
поддаются нормированию, то они также отражаются в схемах. Рекомен-                 Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. – М.,
                                                                         1999. – С. 195.

                                 51                                                                           52