Делопроизводство и документооборот. Сиганова Т.В. - 28 стр.

зации требуется тщательный анализ как документальной, так и управлен-                   Документопотоки можно изучать с разных позиций: входящие, ис-
ческой деятельности предприятия, т. к. рационализация ведет к сокраще-           ходящие, регистрируемые и нерегистрируемые документы, осуществля-
нию инстанций, через которые проходит документ при согласовании и                ется контроль исполнения или нет и т. д.
подписании, к прямоточности движения документов, исключению по-                         Входящие документы чаще всего классифицируется по корреспон-
вторных инстанций и возвратности. В конечном итоге происходит значи-             дентам – авторам полученных документов: от вышестоящих, подведомст-
тельная экономия рабочего времени и материальных ресурсов.                       венных и неподведомственных организаций или частных лиц. Такой ана-
       Движение документов на предприятии предопределено его управ-              лиз позволяет определить пути рационализации документооборота вхо-
ленческим процессом.                                                             дящих документов и существенно сократить промежуточные этапы их
       Анализ документооборота предполагает тщательное изучение ор-              обработки. Эти сведения используются для создания базы данных о по-
ганизационной стороны управления: положения об организации, регла-               стоянных корреспондентах.
мента, штатного расписания, должностных инструкций работников и ру-                     Можно рассматривать документопоток по признакам идентичности
ководителей. Это позволит определить тип делопроизводства, проанали-             технологического процесса обработки, когда в самостоятельную группу
зировать распределение обязанностей между руководителями, четко                  объединяются различные по содержанию документы, проходящие одина-
очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней              ковые этапы обработки: согласования, визирования, подписания, утвер-
управления и производства.                                                       ждения, регистрации и контроля. Для них составляются конкретные мар-
       Структурная организация предприятия определяет тип его дело-              шруты движения.
производства: централизованное или смешанное. Как правило, небольшая                    На основании анализа делается вывод о рациональности движения
фирма использует централизованную форму ДОУ, когда за создание,                  документов, степени загруженности должностных лиц и структурных
хранение, регистрацию, контроль документов отвечает конкретное долж-             подразделений, разрабатываются альтернативные варианты движения
ностное лицо или отдел (канцелярия). Предприятия со сложной структу-             документов. Все это позволяет ускорить процесс обработки документов.
рой управления прибегают к смешанному типу делопроизводства, когда                      Цель анализа документооборота состоит в том, чтобы исключить
часть документов создается, регистрируется и хранится в подразделениях,          возвратность и задержку, а значит, повысить скорость и качество испол-
а другая часть подлежит централизованной обработке.                              нения конкретного задания.
       Структурная часть исследования для наглядности и удобства вос-
приятия обычно оформляется в виде схем, рисунков, диаграмм.                            12. Работа с конфиденциальными документами
       Следующий этап исследования – изучение качественного состава
документопотока. При этом учитываются все виды документов, сущест-                      Существует особый порядок работы с конфиденциальными до-
вующие в организации. В качестве объекта исследования можно рассмат-             кументами, содержащими государственную, служебную или коммерче-
ривать как отдельные виды документов, так и группы документов. Но                скую тайну.
основополагающим объектом исследования и совершенствования в про-                       Работа с конфиденциальными документами определяется инструк-
цессе управления документацией считается документопоток, управляю-               циями и положениями, определяющими правила их регистрации, озна-
щими параметрами которого являются: содержание или функциональная                комления и хранения. На основании нормативных актов в организациях
принадлежность; структура потока; направление потока и его объем.                разрабатывается перечень соответствующих документов, который вво-
       Документопоток предприятия характеризуется составом докумен-              дится в действие приказом директора. Сотрудники, работающие с этой
тов, входящих в него, и содержанием информации, закрепленной в них. В            категорией документов, под расписку должны быть ознакомлены с при-
значительной степени структура документопотоков соответствует функ-              казом и самим перечнем. Сохранность секретных документов обеспечи-
ционально-целевому назначению составляющих его документов6.                      вается специальными сейфами и самостоятельной системой регистрации.
                                                                                        Должностные лица, допущенные к конфиденциальным сведениям
                                                                                 и документам, прежде чем получить доступ к ним, проходят инструктаж о
        6
                                                                                 сохранении секретной информации. Инструкция о работе с конфиденци-
          Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. – М.,   альной информацией составляется с учетом специфики организации и
1999. – С. 194–195.

                                     55                                                                           56