Делопроизводство и документооборот. Сиганова Т.В. - 29 стр.

утверждается её руководителем. В качестве методической основы при            Создание, приобретение и внедрение систем автоматизации доку-
разработке инструкции целесообразно использовать утвержденное Пра-     ментационного обеспечения управления (САДОУ) преследует достиже-
вительством 03.11.94 «Положение о порядке обращения со служебной       ние следующих целей.
информацией ограниченного распространения в Федеральных органах              1. В области обработки документов:
исполнительной власти».                                                      – повышение оперативности и качества работы с документами;
                                                                             – упорядочение документооборота;
      13. Компьютерные технологии в делопроизводстве                         – обеспечение эффективности контроля исполнения;
                                                                             – постепенный переход от традиционных бумажных технологий
      Деятельность современных предприятий невозможно представить      ДОУ к электронным «безбумажным»;
без применения технических средств. С их появлением изменилась тех-          – повышение доли интеллектуального труда в работе с документа-
нология создания и обработки документов.                               ми и снижение трудозатрат на рутинные операции;
      К техническим средствам, применяющимся в делопроизводстве,             – повышение качества документов, создаваемых в организации;
можно отнести:                                                               – исключение дублирования ввода в информационно-поисковую
      – средства составления и изготовления документов (пишущие,       систему сведений о документе на различных участках его обработки;
диктофонные и др.);                                                          2. В области контроля за исполнительской дисциплиной:
      – средства репрографии и оперативной полиграфии;                       – обеспечение автоматизированного контроля исполнения доку-
      – средства обработки документов (склеивающие, скрепляющие,       ментов в подразделениях организации;
штемпелюющие и др.);                                                         – информирование сотрудников и руководства о поступивших и
      – средства хранения, поиска и транспортировки;                   создаваемых документах,
      – средства связи; и др.                                                – исключение потерь документов;
      В настоящее время для рационализации управленческих процессов          – оперативное получение информации о состоянии исполнения и
на предприятиях, в учреждениях и организациях применяются различные    местенахождения любого документа;
программные средства, предназначенные для полной или частичной ав-           – сокращение сроков прохождения и исполнения документов;
томатизации документационного обеспечения управления (ДОУ). Все              3. В области организации доступа к информации:
чаще для решения различных управленческих и производственных задач           – обеспечение сохранности текстов документов, подготовленных в
используют локальные компьютерные сети. Их установка и программное     электронной форме, а также всех сопутствующих материалов, относя-
обеспечение законодательно не регламентированы. Каждая организация     щихся к одному вопросу (регистрационных карточек документов, резо-
сама приобретает офисные программные продукты, предназначенные для     люций, сопроводительных документов);
автоматизации документационного обеспечения управления исходя из             – обеспечение оперативного поиска (подборки) документов по те-
своих материальных, финансовых и интеллектуальных возможностей.        матическому набору реквизитов.
      Выбор программного продукта – сложный и трудный процесс, так           Программная система автоматизации ДОУ должна стать основой
как для конкретной организации может быть важна не вся совокупность    для единой системы, охватывающей все подразделения организации. При
потребительских свойств той или иной системы, а только некоторые из    этом конечным результатом этого должно стать:
них. Поэтому при выборе системы автоматизации ДОУ следует произво-           – введение единого порядка индивидуальной и совместной работы
дить её оценку с точки зрения пригодности для автоматизации делопро-   с документами в единой сети;
изводства и документооборота в конкретной фирме. При этом целесооб-          – объединение потоков электронных документов организации;
разно сопоставлять возможности программного продукта с основными             – использование общей для всех подразделений системы индекса-
задачами и использующимися технологиями делопроизводства фирмы.        ции (нумерации) документов;
Требуется также оценка функциональных характеристик систем по их             – введение общих справочников-классификаторов (таких как но-
программной реализации и стоимостным показателям.                      менклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки
                                                                       (РКК) документов и т. п.;

                                 57                                                                     58