Делопроизводство и документооборот. Сиганова Т.В. - 31 стр.

       – контроль исполнительской дисциплины во времени и по испол-             – статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудни-
нителям с напоминанием о контрольных документах и сроках их испол-       ков организации;
нения;                                                                          – автоматическую доставку электронных документов исполните-
       – подготовку справок, сводок и списков по всему объему докумен-   лям;
тов, по тематическим рубрикам и т. д.;                                          – создание электронной библиотеки (архива) документов органи-
       – поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по     зации.
любому известному реквизиту или набору реквизитов, в том числе кон-             В состав системы «Optima Workflow Enterprise Edition» входят
текстный поиск по содержанию (названию) документа;                       пять программных модулей, которые могут быть установлены на различ-
       – организацию доступа к электронным копиям документов.            ное серверное оборудование в корпоративной сети в зависимости от ме-
       Система управления документами «Евфрат» позволяет автомати-       тодов организации процессов документооборота и наличия рабочих мест
зировать основные функции ДОУ на предприятиях и в организациях.          пользователей. Внедрение системы в организации дает возможность:
       Среди них можно выделить:                                                – централизованного хранения документов в электронном виде;
       – регистрацию документов по шаблонам реквизитов, выполненным             – формализации процедур создания и обработки документов;
в соответствии с действующими нормативными материалами;                         – единого управления и контроля за движением документов.
       – контроль исполнения документов;                                        Система содержит инструменты задания маршрутов прохождения
                                                                         документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, а
       – передачу документов в приложения для редактирования, печати,
                                                                         также дает возможность подключать лицензированные средства крипто-
отправки по электронной почте и др.;
                                                                         графической защиты.
       – архивное хранение документов и их графических образов, полу-
                                                                                В системе «Документ-2000» организована поточная обработка до-
ченных путем сканирования;                                               кументов. Весь документооборот организации подразделяется на три ос-
       – поиск документов по их содержанию и набору реквизитов;          новных потока: поступающие, отправляемые и внутренние документы.
       – пересылку документов адресатам или исполнителям через факс             Поступающие документы также делятся на потоки: должностным
или вывод на печатающее устройство для передачи бумажного документа.     лицам, службам и подразделениям. Полностью автоматизирована работа
       В настоящее время фирмой разработаны и распространяются три       с отправляемыми и внутренними документами.
версии системы:                                                                 Система позволяет выполнять следующие функции: разработку
       «Евфрат» – персональный электронный архив собственных доку-       документов; подготовку проектов; отслеживание управленческих процес-
ментов, содержащихся на рабочем месте пользователя;                      сов рассмотрения (резолюция), ознакомления; выполнение и регистрацию
       «Евфрат@.50НО» – система представления, хранения и поиска         документов; поддержку индивидуального маршрута движения документа;
документов, полученных из различных источников, в том числе средст-
                                                                         их поиск по определенным атрибутам; контроль прохождения; выдачу
вами электронной почты из сети Internet. Однако в этой системе не пре-
                                                                         отчетов по подразделениям, исполнителям, видам документов и др.; раз-
дусмотрен ряд функций делопроизводства, в частности, отсутствует воз-
                                                                         граничение прав доступа к документам, настройку, поддержку справоч-
можность контроля исполнения документов;
                                                                         ников, маршрутов обработки документов; поддержку экспедиции исхо-
       «Евфрат 97» – система автоматизации на предприятиях и в орга-
низациях собственности.                                                  дящих документов (печать конвертов и реестров почтовых отправлений).
       Система «Office Media» также предназначена для автоматизации             Созданные внутренние документы не регистрируются, а получают
работы служб ДОУ. Она разработана на основе требований и принципов       номер версии. Версия документа включает собственно текст, номер вер-
Государственной системы документационного обеспечения управления         сии и маршрут согласования. Разрешено параллельное, последовательное
(ГСДОУ) и обеспечивает следующие основные функции:                       и параллельно-последовательное согласование. Согласованные докумен-
       – регистрацию всех категорий документов, циркулирующих в ор-      ты подписываются, а затем регистрируются.
ганизации;                                                                      Все документы продвигаются по определенным маршрутам – кор-
       – постановку на контроль документов и резолюций руководства       поративным или индивидуальным.
организации;

                                 61                                                                       62