Делопроизводство и документооборот. Сиганова Т.В. - 32 стр.

       Система «БОСС-Референт» разработана на базе продукта Lotus        циплине работников, слепое копирование систем может привести к на-
Notes. Среда Lotus Notes и приложения, созданные на ее основе, удовле-   рушению правил и норм ГСДОУ.
творяют основным требованиям ДОУ крупных организаций. Ее исполь-                Технологические особенности западных делопроизводственных
зование позволяет решать различные делопроизводственные задачи, в        процессов можно выразить по следующим моментам:
частности, следующие:                                                           – движение документов имеет преимущественно горизонтальный
       Учетную обработку всех видов документов. Обеспечивает хра-        характер, когда документ попадает непосредственно к исполнителю, ми-
нение различной информации, проектирование форм для регистрации          нуя руководство;
документов, учет и контроль за прохождением документов. При необхо-             – отсутствие централизованного контроля;
димости обеспечивает сохранение содержания документа и сканирован-              – регистрация документов производится по месту их создания не-
ных бумажных документов в отдельной базе данных.                         посредственными исполнителями, при этом некоторые виды документов
       Уникальность номера. Имеется возможность присвоения доку-         вообще не подлежат регистрации.
ментам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычисли-              – специализированных подразделений, занимающихся делопроиз-
тельной сети.                                                            водством, как правило, нет.
       Поддержка работы с текстом документа. В систему встроен                  Программные системы этого направления в большинстве случаев
собственный текстовый редактор, возможно включение в документы           ориентированы на использование электронных документов и средств
файлов, подготовленных в других текстовых процессорах (Microsoft         коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев.
Word, Word Pro, Excel и др.), а также в электронных таблицах и графи-    Это предопределяет изменение существующих делопроизводственных
ческих пакетах.                                                          процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий
       Связность документов. Документ может содержать неограничен-       работы с документами.
ное число ссылок на другие документы, в том числе и хранящиеся в дру-           Эти системы характеризуются активным вовлечением в процесс
гих базах данных.                                                        руководящего звена предприятия и явным стремлением к отказу от бу-
       Распределенный документооборот. Обеспечивается в широких          мажных носителей информации.
пределах: от отдельно взятого компьютера до систем с десятками серве-           Традиционное российское делопроизводство с XVIII века имеет
ров, с подключением нескольких сотен пользователей. При этом инфор-      следующие особенности:
мация, необходимая для работы, распределяется между этими базами и              – вертикальный характер движения документов (руководитель –
периодически синхронизируется.                                           исполнитель – руководитель) внутри организации;
       Ограничение доступа. Защита данных на всех уровнях сервера.              – весь комплекс работ с документами фиксируется в регистраци-
При установлении сеанса связи обязательно производится аутентифика-      онных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все
ция пользователя. Поддерживается электронная подпись и шифрование        сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, кон-
данных. Система Lotus Notes включает Web Navigator для непосредствен-    троль сроков исполнения, отчеты и т. д.
ного доступа к информации в сети Internet/WWW.                                  – современная российская технология делопроизводства предпола-
       Многие системы ориентированы на западные традиции ведения         гает ведение регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов,
делопроизводство, поэтому при выборе систем необходимо помнить о         картотек или журналов);
методических различиях в технологии организации процессов ДОУ и об              – единый порядок обработки документов осуществляют специали-
ориентации программных продуктов на различные делопроизводствен-         зированные службы: управлений делами, секретариатов, канцелярий,
ные технологии. Это необходимо учитывать, так как адаптация привлека-    экспедиций.
тельного для организации программного продукта может потребовать                Основная проблема данной технологии – централизованное опера-
серьезных перемен в самой системе документационного обеспечения          тивное отслеживание движения документов. При этом делопроизводство
управления.                                                              фактически отделено от работы с самими документами: руководители и
       Так как традиции западного делопроизводства существенно отли-     исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями),
чаются от российских и основываются на высокой исполнительской дис-


                                 63                                                                       64