Делопроизводство и документооборот. Сиганова Т.В. - 27 стр.

срочных сообщений и корреспонденции (телеграмма, телефонограмма и               Если исполнение документа взято под контроль руководителем, то
т. д.) указывают время поступления документа (часы и минуты).             секретарь вносит сведения из резолюции в журнал, карточку контроля
        Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заклю-       или в память компьютера. После этого документ передается исполните-
чается в проверке правильности доставки сообщений. Для этих целей         лю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются одно-
служат адресные данные в реквизите «Адресат», их сверяют с адресом на     временно несколькими подразделениями, передаются им поочередно или
конверте или упаковке и определяют, не произошла ли ошибка вложения.      одновременно в копиях. При необходимости определяется график оче-
Ошибочно отправленную корреспонденцию возвращают в почтовое от-           редности работы с документом. Важные или конфиденциальные доку-
деление.                                                                  менты передаются для исполнения под роспись.
        При вскрытии корреспонденции конверты и упаковки бандеролей
уничтожают, за исключением тех случаев, когда дата почтового штемпе-             10.3. Работа с исходящими документами
ля необходима как свидетельство даты отправки или получения докумен-             Исходящие документы создаются в организации и предназначены
та (документы, представляемые на конкурс, арбитражные, исковые и др.).    для отправки другим организациям или частным лицам. Основные этапы
        Корреспонденция с пометкой «Лично» службой ДОУ не вскрыва-        обработки исходящих (отправляемых) документов довольно просты:
ется. Если на конверте (упаковке) отсутствует эта отметка, а содержание          – составление проекта документа;
документа носит личный характер, то конверт сохраняется в подтвержде-            – согласование проекта;
ние невиновности служащего канцелярии, вскрывшего письмо.                        – проверка правильности оформления документа, печать;
        Все поступившие документы проходят стадию предварительной                – подписание (согласование, утверждение, простановка оттиска
обработки, когда секретарь или специально выделенное для этих целей       печати);
должностное лицо распределяет поступившую корреспонденцию по от-                 – регистрация;
дельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредст-            – тиражирование;
венно относится к их компетенции. Обработка документов должна про-               – отправка первого экземпляра документа адресату;
водиться в течение суток с момента поступления в организацию. При по-            – подшивка второго экземпляра в дело.
ступлении в организацию срочной корреспонденции допускается переда-              Важный момент в делопроизводственном процессе – текущее хра-
вать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки. Процесс      нение и использование в справочно-информационных целях внутренней,
регистрации проводится в таких случаях после принятия решения.            поступившей и исходящей документации. Для быстрого поиска докумен-
                                                                          тов в организации создаются информационно-поисковые системы (ИПС),
       10.2. Рассмотрение документов руководством (резолюция)             при помощи которых осуществляется контроль за местонахождением
       После сортировки и проставления отметки о поступлении доку-        документов в организации. Основой для создания таких систем служит
менты, требующие рассмотрения руководителем, передаются ему или ему       номенклатура дел, система документооборота и сложившиеся традиции
о них докладывается. При этом секретарь или другое должностное лицо       ведения делопроизводства в конкретной организации. Номенклатура
при необходимости подбирает и передает вместе с поступившим доку-         включает в себя перечень всех дел, заведенных в организации для реали-
ментом дополнительные материалы (письма, контракты, акты и т. д.). Это    зации целей управления производством и кадрами. Сроки хранения доку-
значительно облегчает и ускоряет процесс принятия решения по доку-        ментов, указанные в номенклатуре, определяются нормативными доку-
менту.                                                                    ментами. По истечении сроков текущего хранения документы передаются
       Руководитель рассматривает поступивший документ, как правило,      в архив или подлежат уничтожению.
в день его получения. Решение руководителя по документу оформляется
в виде резолюции и после этого документ передается секретарем в струк-         11. Анализ документооборота и методы его совершенст-
турные подразделения или конкретным должностным лицам для испол-          вования
нения.
                                                                               Документооборот предприятия или учреждения, как известно, не
                                                                          должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной органи-

                                  53                                                                       54