ВУЗ:
Составители:
Рубрика:
5
1. Терминологическая база документоведения
1.1. Основные базовые понятия и термины
Термин «документ» происходит от латинского слова “documentum”
– доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые пись-
менные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому
имеющие юридическую силу.
В словаре русского языка С.И. Ожегова даются различные толко-
вания понятия «документ»:
1) деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право
на
что-либо (расходные документы, проездные документы);
2) то, что официально удостоверяет личность предъявителя (пас-
порт, справка, удостоверение);
3) письменное свидетельство о чем-нибудь (пр.: древнерусские
грамоты являются историческими документами, договор свидетельствует
о заключении соглашения в сфере услуг или производства и т.д.)
1
.
Термин «делопроизводство» в России возник во второй половине
XVIII века. С этого времени его употребление фиксируют лингвистиче-
ские словари. Термин был образован от сочетания слов «производство
дела». Вначале он означал решение судебного или административного
вопроса и понимался как деятельность, связанная с принятием решений,
т. е. с производством дел. Именно это
и было заложено в основу понятия
«делопроизводство». Значение дела как собрания документов, относя-
щихся к какому-либо вопросу, – более позднего происхождения по срав-
нению с первым значением.
Современную терминологию делопроизводства регламентирует
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и опре-
деления», в котором «делопроизводство» определяется следующим об-
разом: отрасль
деятельности, обеспечивающая документирование и
организацию работы с официальными документами. Наряду с терми-
ном «делопроизводство» в последние годы употребляется синонимич-
ный ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ).
Его возникновение обусловлено изменением организационно-техничес-
кой базы делопроизводства в связи с внедрением в ДОУ компьютеров,
современных информационных технологий создания, сбора, обработки
,
накопления, хранения, поиска и использования информации.
Делопроизводство базируется на документировании, под которым
понимается регламентированный процесс записи информации на различ-
1
Ожегов С.И. Словарь русского языка. – М.: Русский язык, 1984. – С. 148.
6
ных носителях с соблюдением определенных норм, установленных пра-
вовыми и нормативными актами РФ.
Результатом документирования является документ – зафикси-
рованная на материальном носителе информация с реквизитами. Рекви-
зит – это отдельно взятый обязательный элемент любого документа (пе-
чать, подпись, дата, номер и т.д.). Совокупность таких элементов позво-
ляет опознать документ, т.е
. идентифицировать.
Формуляр документа – это совокупность реквизитов документа и
схема их расположения на стандартном листе бумаге. Наличие формуля-
ра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство
документирования и документации как в рамках одного учреждения, так
и в целом по стране. Формуляр, характерный для определенного вида
документов, называют типовым формуляром.
В качестве носителя выступает
материальный объект, используе-
мый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобрази-
тельной информации. Носитель – это всегда результат технических дос-
тижений эпохи. В древности в качестве материального носителя для соз-
дания документов использовались различные материалы: в Месопотамии
– глиняные таблички, в Египте – папирус, в странах Малой Азии, в Евро-
пе и на Руси – пергамент – особым образом выделанная бычья или теля-
чья кожа, получившая на Руси название «хартия» или «телятина». В
Древнем Новгороде, как известно, применялись береста, доска.
В течение многих веков и до настоящего времени наиболее рас-
пространенным носителем документной информации во всем мире явля-
ется бумага.
Наряду с бумагой
в наши дни широко используются и новые носи-
тели: магнитные ленты, диски.
Соблюдение определенных правил записи информации придает
документам юридическую силу. Юридическая сила – это свойство офи-
циального документа, передаваемое ему действующим законодательст-
вом РФ, правомочностью организации издавшего его, определенным
комплексом реквизитов и установленным порядком его оформления.
Обеспечение документирования – это лишь
одна составляющая де-
лопроизводства, вторая его составляющая – это организация работы с
документами, которая предполагает весь спектр действий по созданию и
обработке документов.
Организация работы с документами предполагает проектирование
документооборота учреждения, т. е. движения документов с момента их
создания или получения до определения их на архивное хранение или
уничтожение, а также рациональное и оперативное использование их в
текущей деятельности учреждения.
1. Терминологическая база документоведения ных носителях с соблюдением определенных норм, установленных пра-
вовыми и нормативными актами РФ.
1.1. Основные базовые понятия и термины Результатом документирования является документ – зафикси-
Термин «документ» происходит от латинского слова “documentum” рованная на материальном носителе информация с реквизитами. Рекви-
– доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые пись- зит – это отдельно взятый обязательный элемент любого документа (пе-
менные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому чать, подпись, дата, номер и т.д.). Совокупность таких элементов позво-
имеющие юридическую силу. ляет опознать документ, т.е. идентифицировать.
В словаре русского языка С.И. Ожегова даются различные толко- Формуляр документа – это совокупность реквизитов документа и
вания понятия «документ»: схема их расположения на стандартном листе бумаге. Наличие формуля-
1) деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на ра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство
что-либо (расходные документы, проездные документы); документирования и документации как в рамках одного учреждения, так
2) то, что официально удостоверяет личность предъявителя (пас- и в целом по стране. Формуляр, характерный для определенного вида
порт, справка, удостоверение); документов, называют типовым формуляром.
3) письменное свидетельство о чем-нибудь (пр.: древнерусские В качестве носителя выступает материальный объект, используе-
грамоты являются историческими документами, договор свидетельствует мый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобрази-
о заключении соглашения в сфере услуг или производства и т.д.)1. тельной информации. Носитель – это всегда результат технических дос-
Термин «делопроизводство» в России возник во второй половине тижений эпохи. В древности в качестве материального носителя для соз-
XVIII века. С этого времени его употребление фиксируют лингвистиче- дания документов использовались различные материалы: в Месопотамии
ские словари. Термин был образован от сочетания слов «производство – глиняные таблички, в Египте – папирус, в странах Малой Азии, в Евро-
дела». Вначале он означал решение судебного или административного пе и на Руси – пергамент – особым образом выделанная бычья или теля-
вопроса и понимался как деятельность, связанная с принятием решений, чья кожа, получившая на Руси название «хартия» или «телятина». В
т. е. с производством дел. Именно это и было заложено в основу понятия Древнем Новгороде, как известно, применялись береста, доска.
«делопроизводство». Значение дела как собрания документов, относя- В течение многих веков и до настоящего времени наиболее рас-
щихся к какому-либо вопросу, – более позднего происхождения по срав- пространенным носителем документной информации во всем мире явля-
нению с первым значением. ется бумага.
Современную терминологию делопроизводства регламентирует Наряду с бумагой в наши дни широко используются и новые носи-
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и опре- тели: магнитные ленты, диски.
деления», в котором «делопроизводство» определяется следующим об- Соблюдение определенных правил записи информации придает
разом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и документам юридическую силу. Юридическая сила – это свойство офи-
организацию работы с официальными документами. Наряду с терми- циального документа, передаваемое ему действующим законодательст-
ном «делопроизводство» в последние годы употребляется синонимич- вом РФ, правомочностью организации издавшего его, определенным
ный ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). комплексом реквизитов и установленным порядком его оформления.
Его возникновение обусловлено изменением организационно-техничес- Обеспечение документирования – это лишь одна составляющая де-
кой базы делопроизводства в связи с внедрением в ДОУ компьютеров, лопроизводства, вторая его составляющая – это организация работы с
современных информационных технологий создания, сбора, обработки, документами, которая предполагает весь спектр действий по созданию и
накопления, хранения, поиска и использования информации. обработке документов.
Делопроизводство базируется на документировании, под которым Организация работы с документами предполагает проектирование
понимается регламентированный процесс записи информации на различ- документооборота учреждения, т. е. движения документов с момента их
создания или получения до определения их на архивное хранение или
уничтожение, а также рациональное и оперативное использование их в
1
Ожегов С.И. Словарь русского языка. – М.: Русский язык, 1984. – С. 148. текущей деятельности учреждения.
5 6
