Делопроизводство и документооборот. Сиганова Т.В. - 4 стр.

      В обществе документы являются основными носителями различ-        видов и разновидностей документов2. Считается, что каждая сфера дея-
ной (управленческой, научной, технической, статистической) социально    тельности так или иначе имеет свою систему документации (системы ме-
значимой информации. Документы – носители первичной информации. В       дицинской, торговой, научно-технической, финансовой, административ-
них информация фиксируется впервые, в то время как книги, газеты,       ной документаций).
журналы и др. содержат переработанную, вторичную информацию.                  В деятельности предприятия самостоятельно функционируют ло-
      Возможность сохранения информации во времени позволяет разли-     кальные системы кадровой, плановой, бухгалтерской документации. Пра-
чать документы как носители оперативной и ретроспективной инфор-        вила их оформления, хранения и использования строго нормированы.
мации.                                                                  Они входят в номенклатуру дел отдельным разделом и не входят в адми-
                                                                        нистративную систему документации, имея свою информационно-
      1.2. Функции документа                                            поисковую систему.
                                                                              Отнесение документов к той или иной системе начинается с разде-
      Любой официальный документ многофункционален, т. к. одновре-
                                                                        ления всех документов на официальные и документы личного проис-
менно выполняет несколько функций. Выделяются общие и специальные
                                                                        хождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне
функции.
                                                                        сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обя-
      К общим функциям документа относятся: информационная, соци-
                                                                        занностей. Они включают личную переписку, воспоминания (мемуары),
альная, коммуникативная, культурная.
                                                                        дневники и немногочисленны с точки зрения видов и разновидностей в
      Появление любого документа всегда обосновано необходимостью
                                                                        системе документации.
«материализации» информации для её сохранения и передачи во времени
                                                                              Официальные документы создаются в рабочее время от имени
и пространстве. Документ всегда порожден социальной потребностью,
                                                                        юридического лица. Они, как правило, не имеют произвольной формы, а
является социально значимым объектом, и обеспечивает связь между от-
                                                                        оформляются на бланках.
дельными элементами общественной структуры, например, между пред-
приятиями. Посредством документов происходит закрепление и передача
культурных традиций.                                                         2. Нормативные требования к составу основных рекви-
      К специальным функциям документа относятся: управленческая,       зитов и их оформлению
правовая и функция исторического источника.                                    Современные требования к оформлению организационно-распоря-
      Администрирование любого предприятия осуществляется посред-       дительной документации закреплены в государственном стандарте ГОСТ
ством документов. Они обеспечивают закрепление и изменения правовых     Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система органи-
норм и правоотношений в обществе посредством законодательных и          зационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
нормативные актов. После передачи документов на архивное хранение,      документов». Этот стандарт устанавливает состав реквизитов, зоны и по-
они приобретают функцию исторического источника.                        следовательность их размещения на стандартном листе бумаге.
                                                                               Особенностью нового измененного стандарта – вместо ранее суще-
      1.3. Системы документации                                         ствовавшего ГОСТ Р 6.30-97 – является его рекомендательный характер и
      Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом        изменение ряда реквизитов. И хотя стандарт не обязателен для исполне-
системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему        ния, а только рекомендателен, необходимо помнить, что единообразие
документации в качестве ее элемента. Под системой документации по-      оформления документации позволит организациям, предприятиям и уч-
нимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам про-     реждениям достигнуть единства информационного обмена. А значит, его
исхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к   следует соблюдать!
их оформлению. Как буквы одного языка составляют алфавит, так и от-
дельные виды и разновидности документов составляют системы доку-
ментации. До настоящего времени в документоведении не существует             2
                                                                               Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. – М.:
общей непротиворечивой научной классификации систем документации,       ИНФРА-М, 1999. – С. 67.

                                  7                                                                         8