Документирование в управленческой деятельности. Волков К.А - 14 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

СПбГАСУ | Санкт-Петербург

Составители: 

Рубрика: 

26 27
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело долж-
на быть подписана и датирована исполнителем документа или руководи-
телем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
29. Отметка о поступлении документа располагается в нижней
части первого листа документа и включает сокращенное наименование
организации – получателя документа, дату поступления документа,
его индекс.
30. Идентификатором электронной
копии документа является от-
метка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страни-
цы документа и содержащая наименование файла на машинном носите-
ле, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ПЕРЕДАЧИ
КОРРЕСПОНДЕНЦИИ. РА Б О ТА С ДОКУМЕНТАМИ
2.1. Понятие и принципы организации документооборота
Документооборотом называется процесс движения документов
и работы
с ними внутри организации от создания до отправки в адреса-
ты или передачи на хранение (по истечению надобности), а также – от
получения корреспонденции до исполнения документов и передачи их
на хранение.
Организация документооборота определяет порядок работы с до-
кументами (корреспонденцией), их быстрое прохождение и четкое
исполнение.
Объем документооборота определяется характером и объемом
про-
изводственной деятельности организации. К сожалению, повсеместно
имеется тенденция к постоянному росту документооборота. Поэтому
в нашей стране и за рубежом предпринимаются попытки регламентации
состава и объема документов, в частности в ЕГСДОУ и другой норма-
тивной документации.
Рекомендуется периодически оценивать состояние документообо-
рота и исключать из оборота лишние документы, использовать для обра-
ботки
документов технические средства, в частности ЭВМ, уменьшать
количество инстанций прохождения документов, ограничивать перечень
документов, поступающих на рассмотрение первому руководителю.
Большая роль в сокращении объема документооборота принадле-
жит контролю и проверке исполнения документов. Уст ановл ена обратно
пропорциональная зависимость между качеством контроля исполнения
документов и ростом объема документооборота (чем лучше контроль,
тем больше решений исполняется в
срок, тем меньше возникает лишней
корреспонденции).
Рациональная организация документооборота способствует опера-
тивному прохождению документов в аппарате управления, равномерной
загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает положительное
влияние на управленческий процесс в целом.
По объему документооборота организации подразделяются на че-
тыре категории. К первой категории относятся организации с годовым
объемом документооборота, превышающим 100 тыс. единиц;
ко второй
категории – 100–25 тыс. единиц; к третьей категории – 25–10 тыс. еди-
ниц; к четвертой категории – менее 10 тыс. единиц.
В организациях первой и второй категорий, как правило, имеются
канцелярии, секретариаты (секретари) руководителя организации и под-
разделений.
В организациях третьей и четвертой категорий функции канцеля-
рии осуществляют секретари руководителя организации и руководите-
лей подразделений при
наличии последних. Поэтому схемы документо-
оборота в различных организациях имеют определенную специфику.
Организация документооборота должна обеспечивать:
определенную систему прохождения документов с исключени-
ем дублирующих решения инстанций и необходимости возвратных пе-
ремещений документов;
конкретизацию общей системы прохождения документов приме-
нительно к каждой их категории для исключения инстанций, поступление
оперативность прохождения документов и контроль (в необхо-
димых случаях) за своевременностью их исполнения;
использование технических средств на всех этапах работы с до-
кументами (корреспонденцией).
Документооборот в организации – потоки документов, циркули-
рующих между пунктами обработки информации (руководитель орга-
низации и специалисты) и пунктами технической обработки докумен-
тов (корреспонденции), в частности канцелярия, экспедиция, машино-
писное бюро и др.)

Страницы