Документирование в управленческой деятельности. Волков К.А - 15 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

СПбГАСУ | Санкт-Петербург

Составители: 

Рубрика: 

28 29
Различают три основных потока документа: входящий (поступаю-
щие в организацию документы); исходящий (отправляемые из организа-
ции документы) и внутренний (создаются в организации и не выходят
за ее пределы). В свою очередь поток входящих документов разделяется
на документопотоки, направляемые руководителям, в структурные под-
разделения и отдельным исполнителям. В подразделениях формируются
документы, которые на
выходе из организации образуют поток исходя-
щих документов.
В технологической цепочке обработки и движения документов вы-
деляются этапы:
прием и первичная обработка поступающих в организацию до-
кументов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация;
контроль за исполнением;
информационно-справочная работа;
исполнение документов, их составление, согласование, оформ-
ление;
отправка.
Для оптимизации маршрутов движения различных категорий доку-
ментов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятель-
ности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; реклама-
ций и т. д.) разрабатываются маршрутные схемы, графики (рис. 2.1).
2.2. Порядок обработки поступающих документов
Все документы, поступающие в организацию (по всем каналам свя-
зи: почта, электронная
почта, спецсвязь и т. д.), проходят первичную об-
работку, предварительное рассмотрение, регистрацию. Формы регист-
рации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизиро-
ванная электронная (на ПЭВМ).
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
Документы с грифом «лично» или адресованные общественным орга-
низациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.
При предварительном рассмотрении поступившие документы сор-
тируются на те, что требуют обязательного рассмотрения руководством,
и те, что направляются непосредственно в структурные подразделения –
ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществ-
ляется исходя из оценки содержания документов, на основании установ-
ленного в организации распределения обязанностей. Без предваритель-
ного рассмотрения передаются по назначению документы, адресован-
ные
непосредственно в структурные подразделения или должностным
лицам.
Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подраз-
деления по рассмотрению писем граждан.
Документы, адресованные руководству организации или не имею-
щие указания на конкретное должностное лицо либо структурное
подразделение, предварительно рассматриваются в службе документа-
ционного обеспечения.
Исполнители
Процесс
Экспедиция
Канцелярия
Руководство
Структурное
подразде-
ление
Секретарь
Начальник
структурного
подразделе-
ния
Исполнитель
1. Прием документов
2. Первоначальная обработка
поступающих документов
3. Предварительное
рассмотрение и распределение
поступивших документов
4. Регистрация документов
5. Рассмотрение документов
6. Направление документов
в структурное подразделение
7. Рассмотрение документов
8. Исполнение документов
9. Согласование и подписание
ответных документов
10. Подготовка документов
к отправке
11. Отправка документов
Рис. 2.1. Оперограмма прохождения поступившего документа
(на примере письма)
На рассмотрение руководства передаются документы, полученные
из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информа-
цию по принципиальным вопросам деятельности организации и требу-
ющие решения руководства. Остальные документы после предваритель-

Страницы