Составители:
Рубрика:
32 33
В момент регистрации надо составить две карточки: одна помеща-
ется в контрольную (сроковую) картотеку, другая – в справочную. Это
приходится делать, так как запрос о документе может поступить, когда
документ еще находится в работе, и быстро навести справку по сроковой
картотеке не удается. Такой запрос в положенные три минуты можно вы-
полнить по
справочной картотеке. Следовательно, пока документ в рабо-
те, на него имеются две карточки – в сроковой и справочной картотеках.
После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как
более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого
в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная кар-
точка из справочной картотеки вынимается и уничтожается
, либо исполь-
зуется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска
документов по другому поисковому признаку (например, если основная
картотека построена по тематическому признаку, то в дополнительной –
карточки могут располагаться по алфавиту корреспондентов).
В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошед-
ший годы. Общий срок хранения карточек – 3 года. В картотеке законо-
дательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят
до замены документов новыми.
Значительно расширены возможности информационно-справочного
обслуживания с введением автоматизированной системы регистрации.
Современные системы управления базами данных позволяют на-
водить справки по любой комбинации данных, включенных в регистра-
ционную карточку документа.
Справка может выдаваться:
по конкретному документу: где находится; стадия подготовки;
результат исполнения; место хранения;
теме (содержанию): конкретный документ; группа документов;
корреспонденту/автору: конкретный документ; все документы
автора; все документы автора по определенному вопросу; все докумен-
ты автора за указанный период;
региону: стране; области; городу.
Для поиска документа или группы документов могут задаваться
следующие реквизиты:
входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может ве-
стись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам
документов);
вид документа (письмо, приказ, договор и т. п.);
приблизительные хронологические рамки поиска (по дате по-
ступления или для внутренних – подписания документа, от и до);
регион, по которому ведется поиск (страна, область);
организация (корреспондент/адресат);
содержание (тема).
При поиске сведений по конкретному документу может непосред-
ственно задаваться номер документа.
Поиск документов может выполняться по неисполненным докумен-
там, исполненным (имеющим дату исполнения и отметку о помещении
в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего дело-
производственного года), а также при необходимости – по архивной базе
данных (документы предшествующих
лет).
При выдаче информации по конкретному документу на экран вы-
водится и при необходимости распечатывается регистрационная форма.
При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран
и распечатываются в табличной форме.
В случае поиска неисполненного документа результатом поиска
является информация: у какого исполнителя документ находится в дан-
ный момент. Если документ
уже исполнен, то на экране выводится ин-
формация, в каком деле находится данный документ.
3. ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ И ИНДЕКСИРОВАНИЯ
ДОКУМЕНТОВ
3.1. Понятие и системы регистрации документов
Регистрация документа согласно ГОСТ Р 51141–98 определяется
как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фик-
сирующей факт его создания, отправления или получения». Регистрация
необходима для учета, контроля
исполнения и поиска документов, при-
дания им юридической силы.
Регистрации подлежит не вся документация, поступающая в орга-
низацию. Регистрируют документы, поступающие из вышестоящих фе-
деральных и местных государственных органов и направляемые им в их
адрес. Регистрируют также письма депутатов Государственной думы,
важнейшие внутренние документы – приказы, распоряжения, протоко-
лы, планы, отчеты, докладные
и объяснительные записки, справки и док-
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 15
- 16
- 17
- 18
- 19
- …
- следующая ›
- последняя »
