Документирование в управленческой деятельности. Волков К.А - 16 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

СПбГАСУ | Санкт-Петербург

Составители: 

Рубрика: 

30 31
ного рассмотрения службой документационного обеспечения направля-
ются исполнителям.
Обработка и передача документов исполнителям должна осуществ-
ляться в день поступления документов в службу документационного обес-
печения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее
время.
Документы, решения по которым исполняются несколькими струк-
турными подразделениями, передаются им поочередно или одновремен-
но
в копиях. Подлинник получает ответственный исполнитель, назван-
ный в резолюции первым. Необходимость распечатывания документов
и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.
При необходимости безотлагательного решения по поступившему
документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием
до рассмотрения документа руководством организации.
Графически типичный путь прохождения (оперограмму) документа
(на примере письма), поступившего в организацию, представлен
на рис. 2.1.
2.3. Порядок обработки отправляемых и внутренних документов
Документы, отправляемые организацией, регистрируются службой
ДОУ и отправляются по почте, факсу, по электронной почте, фельдсвя-
зью, спецсвязью. Передача документов по электронной почте значитель-
но сокращает время на передачу информации и повышает надежность
доставки.
Передача документов между структурными подразделениями про-
изводится через референтов структурных подразделений
или лиц, ответ-
ственных за документационное обеспечение. Документы передаются
с соответствующей отметкой в регистрационной форме.
Алгоритмы работы с входящими и исходящими документами пред-
ставлены в прил. 3, 4.
2.4. Учет количества документов
Учет должен производиться в комплексе с другими мероприятия-
ми по совершенствованию работы с документами.
Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов
организации (по структурным подразделениям или группам документов).
Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан.
При подсчете количества документов за единицу учета принимается пер-
вый экземпляр.
В службах оперативного размножения, которые созданы в крупных
учреждениях, ведется учет ксерокопий документов.
Результаты учета документов обобщаются службой документаци-
онного обеспечения и представляются руководству организации для
вы-
работки мер по совершенствованию работы с документами.
Учету могут подлежать также полиграфически исполненные блан-
ки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов
объектов РФ. На гербовых бланках типографским способом или нумера-
тором проставляют порядковые номера. Учет бланков ведется отдельно
по всем видам (в карточке или журнале).
При учете бланков необходимы
следующие реквизиты:
при получении из типографии – наименование вида гербового блан-
ка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименова-
ние издательства – поставщика гербовых бланков;
при выдаче – наименование вида гербового бланка; количество эк-
земпляров; серия и номера гербовых бланков; наименование структур-
ного подразделения, организации, фамилия и инициалы должностного
лица – получателя гербовых бланков; расписка в
получении; примечания
(отметка об уничтожении и т. д.).
Контроль за изготовлением и использованием гербовых бланков воз-
лагается на службу документационного обеспечения управления. Регист-
рационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.
Допускается тиражирование документов на бланках для рассылки
при условии заверения каждой копии печатью организации.
Информационно-поисковая работа, как и сама
система регистра-
ции, может вестись как в традиционной форме с помощью справочных
картотек, так и в автоматизированном режиме.
Справочная картотека строится из регистрационных карточек.
Разделителями в справочной картотеке будут названия структур-
ных подразделений (если они есть) или направления деятельности в уч-
реждении. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по
алфавиту
корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изде-
лий и т. д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предло-
жения, заявления, жалобы). Хорошо также иметь отдельную картотеку
на законодательно-нормативные и распорядительные документы, кото-
рая строится по тематическому принципу.

Страницы