Составители:
Рубрика:
34 35
лады, характеризующие отдельные стороны деятельности организации,
предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденцию
от других организаций, требующую решения или ответа, материалы по-
стоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспон-
денция.
На документы, не подлежащие регистрации, составляется специ-
альный перечень. Не подлежат регистрации первичные документы бух-
галтерского материального и статистического учета
и отчетности, по-
здравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, прейс-
куранты, нормы расхода материалов, малозначительная переписка по
административно-хозяйственным, кадровым и другим вопросам, про-
граммы, повестки дня, извещения, наряды, заявки, заявления о приеме
на работу, увольнении, предоставлении отпуска, а также документы, по-
ступающие в копиях для сведения, и некоторые другие.
Перечень документов
, не подлежащих регистрации, составляет сек-
ретарь-референт или начальник канцелярии. Перечень утверждает руко-
водитель организации. Приведем примерный перечень нерегистрируе-
мой документации.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор предприятия
(подпись) И. О. Фамилия
00.00.0000
ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ
1. Рекламные проспекты, каталоги, извещения, плакаты.
2. Письма, присланные в копии для сведения.
3. Извещения о заседаниях, собраниях, конференциях
, пригласи-
тельные билеты, программы и сообщения о повестке дня.
4. Учебные планы и программы занятий (подлежат учету в отделе
персонала).
5. Прейскуранты (копии).
6. Нормы расхода материалов.
7. Бухгалтерские документы (подлежат учету в бухгалтерии).
8. Объяснительные записки по вопросам нарушения трудовой дис-
циплины, адресованные руководителям структурных подразделений.
9. Сводки, справки, информация, доклады, присланные для
сведения.
10. Печатные издания (брошюры, книги, бюллетени, журналы и т. д. –
учитываются в библиотеке).
11. Месячные, квартальные и полугодовые отчеты (подлежат учету
в бухгалтерии).
12.Проекты внутренних документов.
13.Формы статистической отчетности (учитываются в планово-про-
изводственном отделе).
14.Переписка по мелким административно-хозяйственным вопросам.
15.Арбитражные и исковые документы (учитываются в юридичес-
ком
отделе).
16.Снабженческая документация (учитывается в отделе снабжения).
Начальник канцелярии (личная подпись) И. О. Фамилия
На практике в настоящее время применяются три системы регист-
рации документов:
централизованная – при которой регистрация всех документов
организации производится в журналах в службе ДОУ или у секретаря-
децентрализованная – при которой регистрация документов
осуществляется в журналах по месту их разработки или исполнения, т. е.
в структурных подразделениях секретарями подразделений;
смешанная – сочетающая в себе элементы централизованной
и децентрализованной систем.
Наиболее эффективной является смешанная система. При этом цен-
трализованно регистрируется документация, поступающая из федераль-
ных и местных органов власти или направляемая в их адрес, важнейшие
внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному
составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также предложе-
ния и жалобы граждан.
Специализированную документацию (учетно-финансовую, арбит-
ражную, кадровую) регистрируют в соответствующих структурных под-
разделениях.
Важнейшим принципом регистрации документов является одно-
кратность. Каждый документ должен регистрироваться в организации
только один раз. Входящие документы регистрируют в день поступле-
ния, исходящие и внутренние документы – в день подписания.
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 16
- 17
- 18
- 19
- 20
- …
- следующая ›
- последняя »
