Составители:
Рубрика:
36 37
Регистрацией документов должен заниматься опытный сотрудник
канцелярии или секретарь-референт, хорошо знающий делопроизвод-
ственный процесс, функции структурных подразделений, состав доку-
ментации, циркулирующей в учреждении.
3.2. Формы и порядок регистрации документов
В практической деятельности служб ДОУ наибольшее распростра-
нение получили две формы регистрации документов – журнальная и кар-
точная. В настоящее время начинает внедряться
современная автомати-
зированная форма регистрации.
Журнальная форма может быть использована эффективно в орга-
низациях с небольшим объемом документооборота – до 1000 докумен-
тов в год, а также для учета специальных видов документации, требую-
щей особого внимания к их сохранности.
Регистрационная карточка отправляемой корреспонденции
Порядковый
регистрационный
номер и дата
Количество
листов
и экземпляров
Кому направлен
документ
Расписка в
получении или
номер реестра, дата
Краткое содержание документа ________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Кем подписан документ_______________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Оборотная сторона
Входящий номер
исполненного
документа
Номер дела, в которое
помещена копия документа,
и номера листов
Отметка о полученном
ответе, дата
Примерные формы основных видов журналов представлены
в прил. 5, 6, 7.
Журнальная форма учета документов имеет ряд недостатков. На-
рушен основной принцип регистрации – ее однократность, так как воз-
никает необходимость повторной регистрации документа в процессе его
передачи из подразделения в подразделение. Поиск информации при
журнальной форме усложнен, поскольку инициативный документ, на-
пример, зарегистрирован в одном
журнале, а ответ на него в другом.
Использование автоматического дублирования традиционных журналь-
ных записей в ПЭВМ (электронные журналы) исправляет перечисленные
недостатки. Тем не менее при количестве учетных единиц документов свы-
ше тысячи следует использовать карточную форму регистрации.
Регистрационная карточка поступающей корреспонденции
Входящий
номер и дата
регистрации
От кого
поступил
документ
Количество листов
и экземпляров
Исходящий номер
и дата полученного
документа
Краткое содержание документа ________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Кто направил документ _______________________________________________
Резолюция___________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Оборотная сторона
Дата
передачи на
исполнение
Кому
направлен
документ
Расписка
в получении
Дата возврата,
расписка
принявшего
документ
Номер дела,
в котором хранится
документ, или
отметка
об уничтожении
Отметка о контроле и исполнении_______________________________________
Когда и кем документ снят с контроля___________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах
и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных кар-
точек определяется самой организацией.
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 17
- 18
- 19
- 20
- 21
- …
- следующая ›
- последняя »
