Составители:
Рубрика:
40 41
контроль за исполнением документов возлагается на службу документа-
ции организации.
Наряду с общим порядком контроля составление и исполнение не-
которых особо важных документов подвергается особому контролю.
Категории документов, подлежащих особому контролю, устанав-
ливаются в соответствии с действующими нормативными актами и уче-
том специфики деятельности организации. Они закрепляются в специ-
альном перечне
. По указанию руководства «на контроль» могут быть
поставлены и другие документы, не включенные в перечень, а также от-
дельные устные указания.
Определяющим критерием постановки документа на контроль
является его содержание.
Результаты контроля за исполнением документов, как правило, фик-
сируются на регистрационных карточках. Данные о ходе исполнения
документов вносят в графу «Контрольные отметки
» на оборотной сторо-
не карточки.
Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены по-
ставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу дела.
После исполнения документы снимаются с контроля. Снимать до-
кумент с контроля может только то должностное лицо, которое постави-
ло его на контроль. Данные об исполнении документа
и снятии с контро-
ля вносятся в контрольную карточку.
В настоящее время широко применяется автоматизированный кон-
троль за исполнением документов, что значительно повышает его опера-
тивность, четкость и действенность.
Данные о результатах исполнения контролируемых документов
обобщаются по состоянию на первое число каждого месяца и доклады-
ваются руководству организации.
Сведения о ходе
и результатах контроля за исполнением докумен-
тов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются
предложения по ускорению исполнения документов и совершенствова-
нию организации контроля.
3.4. Анализ данных об исполнении документов
Степень исполнения документов можно охарактеризовать количе-
ственно, исчисляя коэффициент, который в общем виде выглядит следу-
ющим образом:
н
и
исп
К
Q
Q
,
где К
исп
– коэффициент исполнительности; Q
и
, Q
н
– соответственно коли-
чество фактически исполненных за определенный период документов и
количество подлежащих исполнению невыполненных документов в от-
четный период.
Своевременность исполнения документов можно оценить как в
целом по организации по всему массиву документации, так и дифферен-
цированно по следующим группам документов:
административная документация (документация вышестоящих
организаций);
коммерческая документация (договоры, переписка по догово-
рам);
управленческая документация организации (приказы, протоко-
документация функциональных подразделений;
документация производственных подразделений;
документация по заявлениям, жалобам и предложениям граждан.
Количественный анализ позволяет глубже оценить исполнительс-
кую дисциплину в организации для совершенствования организации кон-
троля и управления в целом.
Расчет коэффициентов исполнительности производит контрольное
подразделение службы ДОУ организации или на небольших предприя-
тиях секретарь-референт руководителя.
4. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР
И ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ
4.1. Составление номенклатур
дел
Для текущего и длительного хранения документы комплектуются
в дела.
Государственный стандарт ГОСТ Р 51141–98 определяет дело как
«совокупность документов или документ, относящийся к одному вопро-
су или участку деятельности, помещенный в отдельную обложку».
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 19
- 20
- 21
- 22
- 23
- …
- следующая ›
- последняя »
