Составители:
Рубрика:
42 43
На каждой обложке помещается этикетка-заголовок типа «Приказы рек-
тора университета за 2007 г.», «Переписка с организациями о поставке
комплектующих» и т. п.
Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в орга-
низации, с указанием сроков их хранения составляет номенклатуру дел.
Наличие номенклатуры дел в каждой организации, на предприятии
обязательно. Она используется как схема распределения
и группировки
исполненных документов в дела, в качестве указателя, индексации доку-
ментов и дел, а также как схема построения справочной картотеки
на исполненные документы. Номенклатура дел является учетным доку-
ментом в делопроизводстве и архиве организации для дел временного
хранения (до 10 лет).
Ведение дел вне номенклатуры не допускается. В номенклатуру не
включаются всевозможные
платные издания и другие материалы, не от-
ражающие вопросы основной деятельности организации.
Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклату-
ру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит
из номенклатур дел структурных подразделений.
Для унификации группировки документов в организации и на пред-
приятиях определенной категории существуют примерные и типовые
номенклатуры дел. Они являются
методическими пособиями и служат
основой для составления индивидуальных (конкретных) номенклатур.
Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкрет-
ной организации или отдельного структурного подразделения.
По форме, структуре и реквизитам сводная и индивидуальная но-
менклатуры дел аналогичны Перечню типовых управленческих докумен-
тов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хра-
нения (см. прил. 1).
В небольших организациях, не имеющих структурного деления,
составляется одна номенклатура. Ее составляет секретарь-референт. Свод-
ную номенклатуру большой организации составляет служба ДОУ (доку-
ментовед, делопроизводитель) под непосредственным руководством ру-
ководителя службы. Работа по составлению номенклатур дел структур-
ных подразделений координируется службой ДОУ. Номенклатура дел
структурного подразделения составляется лицом, ответственным за до-
кументацию, согласовывается с ведущими специалистами подразделе-
ния и службы ДОУ организации, подписывается руководителем подраз-
деления (рис. 4.1).
Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс
(графа 1), который состоит из индекса структурного подразделения (по
классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела
в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (час-
тей) индекс проставляется
на каждом томе с добавлением «т.1» , «т.2»
и т. д. Если индекс подразделения 01, а заголовок дела обозначен 10, то
индекс дела будет 01-10. Индексация структурных подразделений долж-
на быть постоянной. Переходящие дела вносятся в номенклатуру под
одним и тем же номером.
Заголовок каждого дела, включенного в номенклатуру, должен по
наименованию совпадать с заголовком на
обложке дел. Количество дел
(см. гр. 3 рис. 4.1) фиксируется в номенклатуре в соответствующей гра-
фе в конце года.
В графе 4 номенклатуры дел сроки хранения и номера статей уста-
навливаются по упомянутому выше «Перечню типовых управленческих
документов, образующихся в деятельности организации, с указанием
сроков хранения» с возможным уточнением Экспертной комиссией (ЭК)
организации.
В
графе «Примечания» следует проставлять отметки об ответствен-
ных лицах, об уничтожении дел, передаче в архив и т. д.
Сводная номенклатура дел строится так, чтобы расположение ее раз-
делов и дел в них соответствовало действующим положениям об органи-
зации и ее структурных подразделениях, а также другим документам, оп-
ределяющим ее организационную структуру и
направления деятельности.
Примерная последовательность расположения разделов может выг-
лядеть следующим образом: канцелярия, секретарь-референт, производ-
ственно-технический отдел, отдел организации труда и заработной пла-
ты, бухгалтерия, отдел кадров, административно-хозяйственный, проф-
союзный комитет и т. д.
Сводная номенклатура дел организации на предстоящий календар-
ный год составляется в последнем квартале предшествующего
ему года
по следующей форме (рис. 4.2). Первый лист номенклатуры оформляет-
ся на общем бланке организации формата А4.
На рис. 4.2 приведена форма номенклатуры дел (с визой ЭК орга-
низации) для сдачи документов на негосударственное хранение. Если
организация сдает документы на государственное хранение, требуется
согласование номенклатуры дел с Экспертно-проверочной комиссией
(ЭПК) государственного архива.
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 20
- 21
- 22
- 23
- 24
- …
- следующая ›
- последняя »
