Документирование в управленческой деятельности. Волков К.А - 24 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

СПбГАСУ | Санкт-Петербург

Составители: 

Рубрика: 

46 47
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году
в организации
В том числе:
По срокам хранения Всего
переходящих с отметкой ЭПК
123 4
Постоянного
Временного (свыше
10 лет)
Временного (до 10
лет включительно)
Итого
Наименование должности руководителя службы
делопроизводственной организации
(личная подпись) И. О. Фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив.
Наименование должности
передавшего сведения (личная подпись) И. О. Фамилия
Дата
Рис. 4.3. Форма итоговой записи к номенклатуре дел
5. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К СДАЧЕ В АРХИВ
5.1. Экспертиза ценности документов
Ценность содержащейся в документах информации различна. Зна-
чительная часть документов несет в себе информацию разового характе-
ра. После использования этой информации документы теряют свое зна-
чение и дальнейшее хранение становится нецелесообразным.
Часть документов по характеру содержащейся в них информации
сохраняют свое значение в
течение определенного периода, после чего
они его теряют и подлежат уничтожению. Но есть документы, хранение
которых осуществляется постоянно, так как они представляют собой го-
сударственную ценность и являются национальным достоянием.
Следовательно, документы нуждаются в оценке содержащейся в них
информации и определении длительности хранения. Все операции по
оценке документов и определении их государственного, социально
-куль-
турного и другого значения выполняются как экспертиза в течение всего
процесса работы с ними, а именно в результате прохождения следующих
трех этапов:
присвоение номера регистрации документа и работа с ним ис-
полнителя;
завершение работы исполнителя с документом и передача
его на уничтожение или подготовка к сдаче в архив;
определение характера, места и длительности хранения доку-
мента, осуществляемое экспертной комиссией организации или государ-
ственного архива.
Особая роль в экспертизе ценности документов принадлежит экс-
пертным комиссиям (ЭК), которые создаются во всех организациях.
В организациях 1-й категории – центральные экспертные комиссии (ЦЭК),
объединяющие и координирующие деятельность экспертных комиссий
структурных подразделений. Экспертные комиссии назначаются
прика-
зом руководителя организации в составе не менее 3–5 человек под пред-
седательством одного из руководящих работников.
Экспертная комиссия организации должна руководствоваться
Положением об архивном фонде Российской Федерации, требованиями
ГСДОУ, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-
методическими документами, разработанными архивными органами,
типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения. При-
мерное положение о
постоянно действующей комиссии учреждения, орга-
низации, предприятия (прил. 1).
Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют пра-
вильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение
путем просмотра описей актов и других документов.
Экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-провероч-
ной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, которая утверждает реше-
ния ЭК.

Страницы