Документирование в управленческой деятельности. Волков К.А - 25 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

СПбГАСУ | Санкт-Петербург

Составители: 

Рубрика: 

48 49
Негосударственные организации самостоятельно принимают реше-
ния по экспертизе ценности документов. Однако они также должны со-
гласовывать свои действия с ЭПК архивного органа при выделении до-
кументов на уничтожение.
Результатом работы ЭК является распределение документов на че-
постоянного хранения в государственных архивах;
временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
временного хранения (до 10 лет);
подлежащие уничтожению по истечении срока хранения.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по лич-
ному составу передаются в ведомственный архив. Передача их осуще-
ствляется по описям.
Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно
в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются с разреше-
ния архивной организации.
Уничтожение документов и
дел оформляется актом (прил. 21).
5.2. Оформление дел и передача их на архивное хранение
Оформление дел – подготовка дел к хранению в соответствии с ус-
тановленными правилами. Оно начинается с момента заведения их в орга-
низации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в ведомствен-
ный архив по окончании календарного года, в котором они
заведены.
Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюров-
ке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи,
составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению
на обложке дела названия организации, делопроизводственного индек-
са, заголовка дела и т. д.
Оформление дел проводится работниками службы документацион-
ного обеспечения организации и структурных подразделений.
Дела постоянного
и временного хранения (свыше 10 лет) подшива-
ются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном
листе ставится заверительная подпись. Наиболее ценные документы
(например, рукописи и т. п.) не подшивают, а вкладывают в папки или
коробки.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются
упрощенно: они не подшиваются, листы в них не
нумеруются, уточне-
ние обозначений на обложках не производится, описи на дела не состав-
ляются, учет ведется по номенклатуре дел.
Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов,
заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, рекомен-
дуется составлять внутреннюю опись документов, которую помещают
в начале дела (рис. 5.1).
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
Документов дела № _______
00.00.0000
№
п/п
Индекс
документа
Дата
документа
Заголовок
документа
№ листов
дела
Примечание
Итого _______________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней стороны ______________________________
(цифрами и прописью)
Должность (подпись) И. О. Фамилия
Рис. 5.1. Форма внутренней описи документов дела
Заверительную надпись (лист-заверитель) помещают в конце дела
(рис. 5.2). Обложки дел (рис. 5.3) оформляют в соответствии с требовани-
ями ГОСТ 17914–72. Надписи на обложке следует писать четко, тушью.
После завершения года на дела постоянного и временного (свыше
10 лет) сроков хранения лицами, ответственными за работу с документа-
ми в структурных подразделениях, при методической помощи
архива
составляются описи дел для последующей передачи в архив. Отдельная
опись составляется на дела по личному составу организации.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым
номером, которую утверждает руководитель организации, получив одоб-
рение ЭК организации. Описи на дела постоянного хранения и дела по
личному составу должны быть согласованы (утверждены) ЭПК архивной
организации
(рис. 5.4).

Страницы