Документирование в управленческой деятельности. Волков К.А - 27 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

СПбГАСУ | Санкт-Петербург

Составители: 

Рубрика: 

52 53
УТВЕРЖДА
Ю
руководитель организации
(подпись) И. О. Фамилия
дата
ОПИСЬ № 00
№
п/п
Индекс
дела
(тома,
части)
Заголовок
(тома,
части)
Дата дела
(тома,
части)
Количество
листов в
деле (томе,
части)
Срок
хранения
дела (тома,
части)
Примечание
12 3 4 5 6 7
В данную опись внесено дел
с №
по № , в том числе:
литерные номера: .
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи (подпись) И. О. Фамилия
00.00.0000
СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО
Наименование должности Протокол ЭК
руководителя канцелярии организации
(подпись) И. О. Фамилия от 00.00.0000 № 00
00.00.0000
Передал
дел
(цифрами и прописью)
и
регистрационно-контрольных карточек к документам.
Наименование должности
сотрудника, ответственного
за делопроизводство
в структурном подразделении (подпись) И. О. Фамилия
00.00.0000
Принял
дел
(цифрами и прописью)
и
регистрационно-контрольных карточек к документам.
Заведующий архивом (подпись) И. О. Фамилия
00.00.0000
Рис. 5.4. Форма описи дел постоянного и длительного сроков хранения
До передачи в государственные архивы документы, подлежащие
государственному хранению, хранятся в архивах организаций и пред-
приятий в течение сроков, установленных Главархивом России. По исте-
чении установленных сроков (от 5 до 7,5 лет) документы, подлежащие
государственному хранению, передаются по акту из архивов организа-
ций и предприятий в государственные архивы.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
6.1. Организационная структура и
функции службы
делопроизводства
Служба делопроизводства (отдел, отделение, отдельный исполни-
тель) – составная часть аппарата управления, занимающегося информа-
цией и работой с ней.
Служба делопроизводства и помещение, в котором она находится,
часто называется канцелярией.
При формировании службы делопроизводства должны обеспечи-
ваться ее четкое построение и нормативная загрузка работников служ-
бы, так как недостаточное количество
работников приводит к их пере-
грузке, к задержке исполнения документов (волокита), а излишнее коли-
чество ложится тяжелым финансовым грузом на организацию,
способствует пренебрежительному отношению работников к своим обя-
занностям.
На практике сложились следующие три формы организации рабо-
ты с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.
Централизованная форма применяется в организациях с
большим доку-
ментооборотом. Она предусматривает выполнение всех операций с до-
кументами в одном структурном подразделении (канцелярии или общем
отделе). Децентрализованная форма работы с документами предполага-
ет выполнение операций делопроизводства в структурных подразделе-
ниях организации, в большинстве случаев территориально разобщенных.
Смешанная форма может быть использована в крупных производствен-
ных объединениях со сложной структурой
и большим объемом документо-
оборота. При смешанной форме часть операций выполняют централизован-
но (прием, регистрация, контроль, размножение документов), а часть –
децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хране-
ние документов, формирование дел). Выбор формы организации работы
с документами для конкретного предприятия зависит от объема доку-
ментооборота, характера работы предприятия и территориального раз-

Страницы