Документирование в управленческой деятельности. Волков К.А - 29 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

СПбГАСУ | Санкт-Петербург

Составители: 

Рубрика: 

56 57
организация работы заседаний при руководстве организа-
ции и контроль за выполнением принятых ими решений;
осуществление систематического контроля за своевремен-
ным исполнением документов;
оформление и рассылка распорядительных документов, кон-
троль за правильным и своевременным составлением и оформле-
нием документов, формирование их в дела, рациональная органи-
зация переписки;
осуществление приема, регистрации, хранения, учета, дос-
тавки по подразделениям и рассылки поступающей, исходящей
и внутренней корреспонденции, а также подготовка дел к сдаче
на государственное хранение;
организация приема руководителем посетителей по личным
вопросам.
2.3. Функции структурных подразделений канцелярии:
Секретариат – подразделение канцелярии, предназначенное для
обслуживания руководства организации. Секретариат (секретарь-рефе-
рент, секретарь руководителя организации, секретари заместителей ру-
ководителя организации) выполняет следующие основные функции:
рассматривает и подготавливает к докладу руководству орга-
низации поступающую корреспонденцию;
подготавливает по указанию руководителя организации про-
екты отдельных приказов, писем, справок и других документов
и согласовывает их со структурными подразделениями;
осуществляет анализ справок и докладов структурных под-
разделений и дает заключения и предложения по ним;
следит за правильностью составления и оформления доку-
ментов, проверяет качество подготовки документов, представляе-
мых на подпись руководству организации;
обеспечивает подготовку соответствующих материалов к
совещаниям, созываемым руководством организации;
производит оформление протоколов заседаний, рассылку
протоколов и выписок из них, контролирует исполнение принятых
решений;
составляет сводную номенклатуру дел организации и пред-
ставляет ее руководству на утверждение;
осуществляет бездокументное обслуживание руководителей
(организационно-техническое обеспечение, подготовка командиро-
вок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация
работы приемной и т. д.).
Экспедиция – подразделение, осуществляющее прием и отправку
поступающей по почте и курьерской связи корреспонденции.
Экспедиция выполняет:
прием поступающих документов, их сортировку и распре-
деление по структурным подразделениям организации;
доставку документов в структурные подразделения;
обработку и отсылку отправляемых документов;
количественный учет документооборота.
:
осуществляет учет и регистрацию документов, ведет конт-
роль за оформлением исходящих и внутренних документов (в от-
ношении визирования, согласования, соответствия действующим
требованиям);
осуществляет формирование и ведение справочно-инфор-
мационного массива;
осуществляет учет документов «для служебного пользова-
ния» и с грифом «конфиденциально», находящихся в структурных
производит оформление и рассылку распорядительных до-
кументов по указанию начальника канцелярии;
составляет номенклатуру дел канцелярии, формирует дела
в соответствии с номенклатурой, подготавливает дела к сдаче их в
архив организации.
:
осуществляет контроль за своевременным исполнением до-
кументов. Информирует руководство организации о ходе исполне-
ния документов;
осуществляет контроль за сроками исполнения структурны-
ми подразделениями поручений руководства организации;
анализирует контроль исполнения документов и подготав-
ливает соответствующие справки для руководства.
Группа (исполнитель) по учету писем, жалоб и предложений граждан:
осуществляет прием и регистрацию заявлений, предложе-
ний и жалоб граждан;
готовит на рассмотрение руководству организации получен-
ную корреспонденцию по наиболее важным вопросам;

Страницы