Составители:
Рубрика:
60 61
3. Контроль за исполнением документов.
4. Порядок подготовки и оформления служебных документов.
5. Порядок работы с исходящими документами.
6. Регистрация исходящих документов.
7. Составление номенклатуры дел.
8. Обеспечение сохранности документов.
9. Экспертиза практической ценности документов.
В отдельных случаях в Инструкцию включают раздел «Изготовле-
ние, учет, хранение, обращение с печатями, штампами и гербовыми блан-
ками (
бланками строгой отчетности)».
Перспективным является введение в Инструкцию раздела «Исполь-
зование информационных технологий, средств автоматизации работы
с документами».
В данном разделе могут быть освещены вопросы:
порядок использования систем подготовки текстово-табличных
документов;
порядок использования информационно-поисковых систем до-
кументов;
порядок использования автоматизированных средств регистра-
ции, учета и контроля за состоянием (исполнением) документов.
Отдельный подраздел Инструкции может быть посвящен работе
по автоматизации ведения архива электронных документов.
Инструкция – большой по объему документ и здесь не приводится.
В сущности, в инструкции кратко излагается все, что должен знать сту-
дент по окончании изучения курса
делопроизводства. Более того, прора-
ботав год в должности секретаря, студент сам сможет подготовить
такую инструкцию для своей организации.
6.4. Табель форм документов, применяемых в организации
Табель форм документов – это перечень документов, необходимых
для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий
характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов
документирования.
В текущей деятельности организации табель форм документов
вы-
полняет функцию справочника, позволяющего осуществлять оператив-
ный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основ-
ных этапов подготовки и оформления документа.
Применение табеля позволяет: исключить возможность неоправ-
данного создания новых форм; установить единую классификацию до-
кументов организации в соответствии с управленческими функциями
и задачами; учесть количество видов и форм
документов.
6.5. Технические средства, используемые в делопроизводстве
Технические средства, используемые в управлении и делопроиз-
водстве, называют оргтехникой.
В делопроизводстве в настоящее время отмечается большое раз-
нообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назна-
чением все технические средства можно разбить на следующие группы:
средства для составления документов;
копировальная и множительная техника;
средства обработки документов;
средства хранения, поиска и передачи документов;
техника управленческой связи.
Технические характеристики средств механизации и автоматизации
можно найти в проспектах, каталогах и других систематизированных
изданиях.
Наиболее важными среди технических средств являются средства
для составления документов.
Технические средства, используемые для составления документов,
классифицируют по способу создания документов.
Черновые варианты документов составляют рукописным, машино-
писным способами и на персональных компьютерах. Рукописным
спо-
собом зачастую набрасывают первый вариант будущего документа, ряд
документов вообще составляют только от руки. Это всевозможные заяв-
ления, автобиография, расписки, некоторые финансовые документы. Ру-
кописным способом заполняются трафаретные документы: анкеты, лич-
ные листки по учету кадров, табели учета рабочего времени и др.
К средствам составления и оформления документов относится дик-
тофонная техника – от диктофона (по существу представляющего собой
миниатюрный магнитофон) до диктофонно-компьютерных систем (на-
пример, система «Аллегро STC-L132» и др.), позволяющих использо-
вать речевой ввод информации на печать.
Персональный компьютер (ПК) стал основным и незаменимым
средством не только составления документов, но и организации
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 29
- 30
- 31
- 32
- 33
- …
- следующая ›
- последняя »
