Составители:
Рубрика:
62 63
рациональной и оперативной работы с ними. Компьютерные технологии
радикально изменяют характер труда в делопроизводстве и управлении.
Наибольшей популярностью в настоящее время пользуются персо-
нальные компьютеры фирмы IBM и их аналоги других фирм; существенно
им уступают по популярности ПК фирм Apple и DEC (Digital Equipment
Corporation) и их аналоги, занимающие по распространенности второе
место.
Основные возможности компьютерных технологий в
делопроиз-
водстве:
помощь в создании документа (конструирование бланков для
организации; подготовка документа и размещение его в памяти; исполь-
зование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактиро-
вание текста документов);
передача документа на расстояние любому адресату, у которого
есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в элект-
ронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной
сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);
регистрация документа (заполняется регистрационная карточка
на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп
для отметки о получении документа);
контроль за исполнением документа (в электронной карточке
делается отметка о контроле, что автоматически позволяет информиро-
вать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины
работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-от-
четы по документообороту);
перевод текста документа с одного языка на другой (осуществ-
ляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета
программ и некотором дополнительном редактировании текста);
защита документов (от случайного доступа к информации в ПК;
восстановление текста; антивирусная защита).
Рассмотрим редактирование текста документов, осуществляемое
с помощью ПК.
На практике используется множество программ для редактирова-
ния текстов. Эти программы (Microsoft Word, Лексикон) называют тек-
стовыми редакторами или текстовыми процессами.
При использовании популярного редактора Word текст редактируе-
мого документа выводится на экран
дисплея и в него можно вносить до-
полнения, изымать ненужные части, переставлять отдельные фрагмен-
ты, автоматически проверять орфографию, выделять отдельные фрагмен-
ты за счет сочетания разных шрифтов. Кроме того, текстовый редактор
позволяет работать сразу с двумя документами – переносить части тек-
ста из одного документа в другой, дополнять его таблицами, рисунками
и т
. п. Наличие в программе словаря синонимов помогает замене слов
при частом их повторении, а сам набор текста может быть сведен к ком-
поновке его из традиционных начальных фраз письма, готовых оборотов
речи, выдержек из нормативных документов, типичных окончаний
писем и т. д.
Таким образом, применение компьютерной техники позволяет прак-
тически автоматизировать основные
функции делопроизводства. В на-
стоящее время число персональных компьютеров, применяемых в де-
лопроизводстве, перевалило за десятки миллионов. Умение работать
на компьютере стало обязательным требованием к секретарю, экономи-
сту, менеджеру.
При малых познаниях в области использования персональных ком-
пьютеров впадать в панику не следует. Современные программы массо-
вого спроса разработаны в расчете
на рядового пользователя. Для рабо-
ты с документами существует целый ряд программ, весьма простых
и легкодоступных в освоении. На рынке прикладных офисных программ-
ных продуктов наиболее популярными являются пакеты Microsoft Office
Professional for Windows 95 и MS Office 97; за ними по популярности
с большим отрывом следует Lotus Smart Suit 96 и 97 и Corel Office
Professional 7 и Русский офис, включающий национальный текстовый
редактор «Лексикон 97», систему ведения личных
финансов «Декарт 97»,
систему профессионального перевода «Сократ 97» и популярный фай-
ловый менеджер «ДИСКо Командир 96».
Новые версии зарубежных офисных комплексов содержат средства
коллективной работы, более тесной интеграции компонентов, а также
средства взаимодействия с Internet. Кроме того, в некоторых офисных
пакетах отдельные фрагменты программ используются сразу в несколь-
ких приложениях, что существенно экономит пространство в оператив
-
ной памяти и на жестком диске. Многие пакеты (Microsoft Office, напри-
мер) имеют русифицированные версии, что существенно облегчает
работу неопытному пользователю.
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 30
- 31
- 32
- 33
- 34
- …
- следующая ›
- последняя »
