Документирование в управленческой деятельности. Волков К.А - 28 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

СПбГАСУ | Санкт-Петербург

Составители: 

Рубрика: 

54 55
мещения его подразделений, технического оснащения службы делопро-
изводства и уровня квалификации работников аппарата управления.
Наиболее распространенной формой делопроизводственной служ-
бы является канцелярия. Канцелярия – это самостоятельное структурное
подразделение, возглавляемое начальником, подчиняющимся непосред-
ственно руководителю организации. Канцелярия функционирует на ос-
нове Положения о канцелярии.
Организационная структура канцелярии (рис. 6.1) может включать
экспедицию, секретариат, машинописное бюро
(компьютерная группа),
контрольную группу, копировально-множительное бюро, архив. Состав
канцелярии и численность ее сотрудников зависят от масштаба органи-
зации, территориального размещения структурных подразделений и уров-
ня механизации обработки документов.
Для предприятий малого бизнеса организационная структура кан-
целярии представлена на рис. 6.1.
_
__________________ административное подчинение
---------------------------
-
канцелярия
Руководитель организации
Секретарь,
секретарь-референт
Делопроизводитель
по приемке, отправке,
учету и контролю
корреспонденции
Делопроизводитель
по оформлению,
размножению и хранению
корреспонденции
Рис. 6.1. Организационная структура канцелярии малого предприятия
6.2. Нормативная регламентация работы
делопроизводственной службы
Структура, цели и задачи, функции службы делопроизводства ого-
вариваются рядом внутренних документов. К числу важнейших органи-
зационных документов относятся «Положение о службе» (положение
о канцелярии), «Инструкция по документированию управленческой дея-
тельности организации», должностные инструкции работников службы
и табель форм документов, применяемых в организации.
Приведем типовое положение о
канцелярии, конкретное примене-
ние которого может варьироваться в зависимости от масштабов пред-
приятия, организации, фирмы.
Типовое положение о канцелярии
1. Общие положения
1.1. Канцелярия осуществляет работу с документами в организа-
ции и является ее самостоятельным структурным подразделением.
1.2. Канцелярию возглавляет начальник, подчиненный непосред-
ственно руководителю организации.
1.3. Начальник канцелярии назначается и освобождается от зани
-
маемой должности руководителем организации.
1.4. Канцелярия в своей деятельности руководствуется:
действующим законодательством;
распорядительными актами государственных и вышестоя-
щих организаций;
Уставом данной организации;
Инструкцией по документированию управленческой дея-
тельности, утвержденной руководителем организации;
Положением о канцелярии.
2. Основные задачи и функции
2.1. Основная задача канцелярии – обеспечение четкой организа-
ции работы с документами.
2.2. Для осуществления указанной задачи на канцелярию возлага-
ются следующие функции:
обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исхо-
дящей и внутренней документации;

Страницы