Документирование в управленческой деятельности. Волков К.А - 20 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

СПбГАСУ | Санкт-Петербург

Составители: 

Рубрика: 

38 39
Карточная система регистрации (ручная форма) быстро заменяется се-
годня регистрацией документов на компьютерах. Но и в этом случае на экран
выводится форма карточки (экранная форма) с аналогичными номерами.
3.3. Контроль исполнения документов
Важное место в работе с документами занимает контроль исполне-
ния содержащихся в них распоряжений, предложений, поручений и дру-
гих вопросов.
Различают два вида контрольной деятельности: контроль за испол-
нением документов по существу поставленных в них вопросов и конт-
роль с точки зрения соответствия формы создаваемых документов тре-
бованиям нормативных документов и за своевременностью исполнения.
Первый выполняют руководители всех рангов и секретарь-референт, вто-
рой – служба ДОУ организации с входящей в ее
состав службой контро-
ля исполнения.
Работа по контролю за исполнением документов включает провер-
ку и регулирование хода исполнения, анализ результатов исполнения кон-
тролируемых документов. Действия по контролю заключаются в обяза-
тельном учете определенных категорий документов в соответствии с раз-
работанным в организации перечнем и по указанию (резолюциям)
руководства, в систематическом
наблюдении за их фактическим испол-
нением, в принятии мер, способствующих своевременному исполнению.
Сроки исполнения для исходящих и внутренних документов исчис-
ляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) докумен-
та, а для входящих – с даты его поступления.
По срокам исполнения существуют текущий, предупредительный
и итоговый виды контроля.
Текущий контроль – это ежедневная
подготовка сведений о доку-
ментах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь, секре-
тарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководи-
телю о фактах неисполнения установленных сроков.
Предупредительный контроль заключается в своевременном за два-
три дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученно-
го ему вопроса. Если в ходе контроля выясняется невозможность в
оставше-
еся время исполнить поручение, об этом докладывается руководителю.
Текущий и предупредительный контроль помогают при планиро-
вании рабочего дня руководителя.
Срок исполнения документа может продлить только лицо или орга-
низация, его установившие. Это может быть сделано в устной или пись-
менной форме не менее чем за два-три дня до
истечения срока. В этом
случае документ считается не исполненным в срок.
К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобще-
нию исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля яв-
ляется составление один раз в месяц (квартал) перечня неисполненных
документов по отдельным подразделениям (для больших организаций)
или по организации в целом.
В настоящее время во
многих организациях внедряется или уже
действует автоматический контроль за исполнением документов. Ком-
пьютеризированный контроль ведет секретарь-референт.
Постановка документа на контроль происходит автоматически при
заполнении в регистрационной карточке поля «Срок исполнения».
Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и распе-
чатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня.
Специальные программы в
порядке осуществления предупредительно-
го контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполне-
ние которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т. д.
В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наря-
ду с документами вышестоящих органов и распорядительных докумен-
тов самой организации включают и другие важные документы, имею-
щие конкретные сроки исполнения
.
Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Для
периодически создаваемых документов, для документов, наиболее регу-
лярно создаваемых в масштабах государства, отдельных направлений
деятельности или конкретной организации, устанавливаются типовые
сроки исполнения. Так, типовые сроки установлены законодательно
в указах Президента, правительственных нормативных актах и, конечно,
в федеральных законах РФ, например, для рассмотрения предложений,
заявлений
и жалоб граждан. Большинство документов, срок исполнения
которых не установлен нормативными актами, должны исполняться
в течение 10 дней.
Исполнение документа контролируется с момента постановки его
на контроль (в месте, отведенном для этого реквизита ГОСТ Р 6.30–2003).
Контроль за исполнением документов и содержащихся в них распоряже-
ний осуществляют руководители организации, руководители структур-
ных подразделений и
уполномоченные ими лица. Непосредственный

Страницы