Документирование в управленческой деятельности. Волков К.А - 38 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

СПбГАСУ | Санкт-Петербург

Составители: 

Рубрика: 

74 75
Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов,
объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например,
Должностная инструкция инспектору по контролю…). Пример оформ-
ления должностной инструкции приводится в прил. 9, форма штатного
расписания – в прил. 8.
Инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором
указываются цели ее издания, область распространения, порядок ее при-
менения
и другие сведения общего характера.
Рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими рас-
порядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо» и т. д.
Текст излагается от третьего лица.
8.2. Распорядительные документы
В соответствии с действующим законодательством и компетенци-
ей органы управления издают следующие распорядительные докумен-
ты: администрации предприятий, учреждений, организаций – приказы,
инструкции, указания;
кооперативные организации – решения; обще-
ственные организации – постановления, распоряжения (прил. 2).
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху
вниз по каналам системы управления: от управляющего органа к управля-
емому, от руководителя организации к подведомственным структурам –
филиалам, подразделениям, к рядовым исполнителям. Все распоряди-
тельные документы кроме властного содержат в себе также организую-
щее начало.
Решение –
правовой акт коллегиального или совещательного орга-
на управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомства-
ми, учеными советами, общественными организациями по важным воп-
росам, входящим в компетенцию этих органов.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководи-
телем организации и его заместителем. Как правило, распоряжение пред-
ставляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопро-
сов
, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должно-
стных лиц.
Указание – распорядительный документ, издаваемый органами
государственного управления, министерствами, ведомствами, по вопро-
сам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и дру-
гих документов. Право издания указаний внутри организации предос-
тавляется руководителям и их заместителям.
Постановление является правовым актом, принимаемым высши-
ми
и некоторыми центральными органами коллегиального управления
(комитетами, комиссиями), главами администраций субъектов РФ, мэра-
ми городов и т. д., общественными организациями для разрешения важ-
ных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и орга-
низациями.
Приказ – правовой акт руководителя организации или его замести-
телей, содержащий обязательное для исполнения поручение для подчи-
ненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых ра-
ботников.
Приказы подразделяют на три группы:
по организационным вопросам;
основной (производственной) деятельности (прил. 10);
личному составу (кадрам) организации (прил. 11, 12).
Выделяют три стадии подготовки распорядительного документа.
Это – изучение существа вопроса и подготовка проекта документа; об-
суждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа
(в случае постановлений, решений); согласование документа и его под-
писание.
Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора
необходимой информации для решения поставленного вопроса. Для этого
используют различные информационно-справочные документы: отчеты,
справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную пере-
писку. Собрав и изучив необходимые материалы, приступают к состав-
лению проекта документа.
Текст распорядительного документа состоит из двух взаимозави-
симых частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая
часть – введение в суть рассматриваемого
вопроса, а также разъяснение,
чем вызвано распоряжение. Эта часть необязательна, если нет необходи-
мости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных
документах несет распорядительная часть, которая излагается в пове-
ствовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается
словами «постановляет» в коллегиальном постановлении, «решает» –
в решении, «предлагаю» – в распоряжении, «приказываю» – в приказе.
Распорядительная часть приказа начинается со слова ПРИКАЗЫ-
ВАЮ: без кавычек, с двоеточием; печатается с новой строки от левого
поля бланка прописными буквами.

Страницы