ВУЗ:
Составители:
позволяющий отразить причинно-следственные связи между элементами системы и динамику изменений каждого
элемента. Модели реальных систем обычно содержат значительное число переменных, поэтому их имитация осуще-
ствляется на компьютере.
Методы исследования информационных потоков. Проведение исследования потоков информации пред-
проектного обследования системы управления предусмотрено методическими материалами по разработке ор-
ганизационных систем управления. Целью такого исследования является изучение и формализация информа-
ционных процессов. Исследования проводятся по заранее разработанной программе. В программе указывается,
что и в какой последовательности необходимо выполнить. Приведем пример такой программы.
При изучении форм документации, техники их заполнения и обработки выделяется примерный перечень
вопросов: 1) назначение документа; 2) количество одновременно выписываемых экземпляров; 3) наименование
обязательных реквизитов и показателей документов; 4) кем заполняются реквизиты и их показатели; 5) правила
формирования показателей; 6) значимость каждого показателя; 7) периодичность составления документов; 8)
частота разработки показателей.
Одновременно с изучением потоков документации целесообразно получить максимум сведений о функци-
ях, которые осуществляются каждым подразделением органа управления и для выполнения которых предна-
значены сведения документации. В связи с этим в программу исследования целесообразно включать вопросы,
которые помогут выяснить функции, выполняемые конкретными подразделениями органа управления и его
отдельными рабочими группами.
Объектами исследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие
процессы производственно-хозяйственной деятельности и управленческих работ, а также связанные с ними
процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.
При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются
процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на
основе определенных правил – процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательно-
сти их обработки. Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источни-
ков исходных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа. Далее уточняются
маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента их формирования
до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы.
Для обследования входящих и исходящих документов применимы два основных метода; метод инвента-
ризации и метод типических групп. При методе инвентаризации собираются сведения о всех документах. Он
позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудо-
емкости метод инвентаризации применяется очень редко. Для обследования систематизированных массовых и
регулярно повторяющихся документов более часто используется метод типических групп, когда регистрации под-
лежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.
Наиболее распространенным является анализ потоков информации с помощью графического метода.
Графический метод используется для описания потоков информации (главным образом документопотоков) не-
большой размерности на макро уровне, для выявления общей структуры и функций системы управления, а
также для совершенствования существующих потоков информации.
Основные элементы потока – документы. Отношение между ними изображаются в виде графической схе-
мы. Процедуры преобразования моментов потока (обработки документов) записываются в виде кратких пояс-
нений на схеме потока. Система координат графика двумерная. В заголовках столбцов записываются наимено-
вания структурных подразделений конкретной организации, в заголовках строк – наименования моментов или
промежутков времени. Шкала может быть равномерной или неравномерной. Каждый документ на схеме изо-
бражен в виде прямоугольника с указанием номера документа. Стрелка, идущая к документу (от документа),
показывает направления движения информации. Под документом даются краткие пояснения: какие процедуры
осуществляются при обработке документа; какая информация из документа используется в данный момент в
данном месте; как используется эта информация; какая информация записывается или изменяется в документе
и почему; где можно найти подобные пояснения.
Анализ схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, кото-
рые с ними осуществляются, порядок, в котором документы объединяются или расчленяются. В результате
анализа схемы потока можно выявить объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения
данной организации; излишний контроль за работой; полное отсутствие контроля; применение различных до-
кументов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах; излишне длительное хранение документов;
неоправданные задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные пло-
хим распределением обязанностей между различными подразделениями.
Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания по-
токов информации на макроуровне. Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько
велика, что потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях, что не
окажет помощи при анализе потоков информации.
Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования
существующей схемы потоков информации на макроуровне.
Информационная модель позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих решений,
а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретного подразделения, подразделениями предпри-
ятия и внешней средой. Основное назначение информационной модели заключается в том, что она характеризует
существующие потоки документированной информации, отражающие процессы управленческой деятельности. Ин-
формационные модели характеризуют также последовательность управленческих работ в системе управления.
Современный рынок требует комплексного и системного подхода к решению сложных, постоянно ме-
няющихся в условиях неопределенности задач.
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 28
- 29
- 30
- 31
- 32
- …
- следующая ›
- последняя »
