Архивоведение. Вовкотруб О.В - 120 стр.

120
направления за рубеж, подписывается руководством архива и заверяется
печатью с изображением государственного герба Российской Федерации.
      К архивной справке могут прилагаться копии документов или выписки
из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
      Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие
Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется
консульская     легализация    официальных      документов,   заверяются
проставлением специального штампа — «апостиля». На справках,
составленных архивом, апостиль проставляется руководством вышестоящего
органа управления архивным делом.
      При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения
запроса, на бланке архива составляется ответ с изложением причин
отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются
необходимые рекомендации.
      В случае утраты документов, содержащих запрашиваемые сведения,
архив выдает справку о причинах их утраты, при необходимости заверенную
печатью архива.
      В архивной выписке название документа, его номер и дата
воспроизводятся полностью. Извлечениями из текста документов должны
быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу, причем связность
содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться.
Начало      и    конец    каждого     извлечения,    а   также    пропу-
ски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.
      В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие
оговорки о частях текста оригинала документа, неразборчиво написанных,
исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения
документа и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие
сомнения в их точности, могут оговариваться словами «Так в тексте
оригинала», «Так в документе». При необходимости указываются внешние
особенности оригинала: писчий материал, формат бумаги, наличие
миниатюр, печатей, водяных знаков и др. После текста архивной выписки
указываются поисковые данные.
      Идентичность выданных по запросам архивных выписок и
машинописных копий документов удостоверяется подписью исполнителя и
печатью архива.
      При изготовлении ксеро- и фотокопий архивных документов бланк
архива не используется.
      На обороте каждого листа копии документов проставляются поис-
ковые данные документа. Все листы копии документа должны быть
скреплены и на месте скрепления заверены печатью архива и подписью
исполнителя. Копии документов, предназначенные для направления за
рубеж, заверяются печатью с изображением государственного герба
Российской Федерации и подписью руководства архива.
      Архив выдает архивные справки, архивные выписки и ар-
хивные копии под расписку при предъявлении паспорта или иного
                                                                     120