Архивоведение. Вовкотруб О.В - 119 стр.

119
      Оформление архивных справок, архивных выписок и
архивных копий
      Архивные справки, архивные выписки и машинописные копии
составляются на бланке архива с обозначением названия документа
«Архивная справка», «Архивная выписка» и «Архивная копия».
      Изложение     текста   в   справке    дается   в    хронологической
последовательности событий с указанием видов документов и их дат. В
справке допускается цитирование документов. Наименование организации,
где работал или учился гражданин, в тексте справки при первом упоминании
приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается
применение официальных сокращений.
      Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями,
изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в
справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает
сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в
документах. В справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в
документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия,
отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них
оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте
оригинала»).
      Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных
заведениях включаются в одну справку. В случаях, если сведения не
умещаются на одном листе, включая его оборотную сторону, справка
продолжается на втором и последующих листах.
      В примечаниях по тексту архивной справки, выписки или
машинописной копии документа оговариваются неразборчиво написанные,
исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения
документа места текста оригинала («Так в тексте оригинала», «В тексте
неразборчиво»).
      В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные
выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых
составлена справка.
      В конце справки приводятся поисковые данные документов,
послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и
листов документов), вид научно-справочного аппарата. Возможно включение
поисковых данных документа в текст справки после изложения каждого
факта или события.
      В справке, предназначенной для направления за рубеж, поисковые
данные документов не указываются. В случае необходимости допол-
нительные сведения приводятся в сопроводительном письме архива.
      Все листы справки должны быть скреплены и на месте скрепления
заверены печатью архива.
      Архивная справка, предназначенная для использования на территории
Российской Федерации, подписывается руководством архива, исполнителем
и заверяется печатью архива. Архивная справка, предназначенная для
                                                                       119