Архивоведение. Вовкотруб О.В - 67 стр.

67
     –     в пределах года или хронологического периода единицы
хранения располагаются по значимости функций организации;
     –     единицы хранения, представляющие собой личные дела,
систематизируются по датам увольнения и алфавиту фамилий.
     Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих)
ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии.

       Машиночитаемые (электронные) документы систематизируются по
видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски,
компакт-диски, дискеты); внутри видов — по форматам представления
информации, и далее — по характеру зафиксированной информации.
П о р я д о к р а с п о л о ж е н и я г р у п п д о к у м е н т о в в пределах
фонда. Группы следует располагать от общего к частному, от высшего
к низшему, с учетом существующих порядков расположения объектов:
систематического (по значимости объектов), хронологического и
алфавитного.
     При расположении дел в систематическом порядке они могут
следовать по значимости авторов, корреспондентов, содержания,
делопроизводственных форм и т.д.
     В канцелярии может быть группа дел с различными протоколами.
Внутри этой группы лучше всего расположить дела с учетом значимости
авторов протоколов:
     протоколы совещаний работников сельского хозяйства области;
     протоколы совещаний работников управления.
     Дела с перепиской вопросам могут быть расположены по значимости
корреспондентов:
     переписка с Министерством сельского хозяйства республики;
     переписка с облисполкомом и др. областными учреждениями;
     переписка с научными учреждениями.
     Дела с годовыми планами можно расположить по значимости
содержания планов:
     годовые планы капитального строительства за счет республиканского
бюджета;
     годовые планы капитального строительства за счет местного бюджета.
     Дела, сформированные по однородным видам документов и
однородным авторам или учреждениям, рациональнее располагать в
хронологическом порядке, так как он наиболее правильно отражает
исторический процесс деятельности учреждений и облегчает быстрое
нахождение документов. Например, дела с протоколами заседаний (и
материалами к ним) правлений колхозов следует располагать в
хронологической последовательности заседаний – по датам протоколов.
     Кроме того, хронологический порядок расположения желательно
применять при наличии группы дел, касающихся одного процесса, явления


                                                                           67